1. Hiểu thế nào về hóa đơn hợp pháp
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì dưới dạng giấy. Nó được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động thương mại điện tử và đã trở thành một phần quan trọng của quy trình kinh doanh hiện đại. Một trong những ưu điểm chính của hóa đơn điện tử là tính tiện lợi. Thay vì phải in và gửi hóa đơn giấy truyền thống, người bán có thể tạo và gửi hóa đơn điện tử trực tiếp đến khách hàng qua email hoặc các phương tiện truyền thông điện tử khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn và sai sót trong quá trình gửi nhận.
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được coi là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các nội dung cần có trên hóa đơn, bao gồm:
- Tên hóa đơn: Hóa đơn phải có tên gọi rõ ràng và chính xác để phân biệt với các loại hóa đơn khác.
- Ký hiệu hóa đơn: Hóa đơn phải có ký hiệu đặc trưng để xác định nguồn gốc và loại hóa đơn.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Hóa đơn cần có ký hiệu mẫu số để xác định loại hóa đơn và đảm bảo tính nhất quán trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn.
- Số hóa đơn: Hóa đơn phải có số hiệu duy nhất để định danh cho từng hóa đơn.
- Thông tin người bán: Hóa đơn cần ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán hàng.
- Thông tin người mua: Hóa đơn cần ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua hàng.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn cần ghi rõ tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, cần cung cấp thông tin về thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán và người mua: Hóa đơn phải có chữ ký của người bán và người mua để xác nhận việc mua bán đã diễn ra và đồng ý với nội dung ghi trên hóa đơn.
- Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn cần ghi rõ thời điểm lập hóa đơn để xác định thời gian giao dịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Đối với hóa đơn điện tử, cần ghi rõ thời điểm ký số để xác định thời điểm xác thực hóa đơn điện tử.
- Mã cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử, cần có mã cơ quan thuế để xác định cơ quan thuế đã phê duyệt hóa đơn điện tử.
Việc đảm bảo các yêu cầu nêu trên sẽ giúp hóa đơn trở thành một tài liệu hợp pháp và có giá trị chứng thực trong quá trình thanh toán và quản lý tài chính của các bên liên quan. Hóa đơn là một tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ. Nó không chỉ đóng vai trò là bằng chứng về việc mua bán đã diễn ra mà còn là cơ sở để tính toán và thu thuế đối với các hoạt động kinh doanh. Do đó, để đảm bảo tính hợp pháp và có giá trị chứng thực, hóa đơn cần tuân thủ đầy đủ các quy định được đề ra trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Cách xử lý đối với hóa đơn sai sót về tên và địa chỉ người mua
Theo khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua nhưng người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, việc xử lý sẽ được thực hiện như sau:
- Nếu chỉ có sai sót về tên và địa chỉ của người mua, nhưng không có sai sót về mã số thuế và các nội dung khác, người bán sẽ thông báo cho người mua về sai sót trong hóa đơn và không cần phải lập lại hóa đơn.
Người bán sẽ tiến hành thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và có sai sót như đã nêu trên, và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế, thì không cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế.
Điều này nhằm đảm bảo việc xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử một cách chính xác và thuận tiện cho các bên liên quan. Việc thông báo về sai sót cho người mua và cơ quan thuế giúp tạo ra sự minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình giao dịch và quản lý hóa đơn điện tử.
- Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp hóa đơn điện tử gửi cho người mua có sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin về hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý hóa đơn điện tử như sau:
+ Người bán có thể lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn gốc có sai sót.
Trong trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc có sai sót, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn gốc có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn gốc có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
+ Người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn gốc có sai sót.
Trừ khi người bán và người mua đã thỏa thuận việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc có sai sót, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn gốc có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn gốc có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau khi ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn gốc có sai sót, người bán sẽ gửi cho người mua (trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới trước khi gửi cho người mua (trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
3. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế được phép khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong các trường hợp sau đây:
Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót: Trong trường hợp này, người nộp thuế có quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là việc khai bổ sung hồ sơ phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra hoặc kiểm tra.
Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra hoặc kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế: Trong trường hợp này, người nộp thuế vẫn được phép khai bổ sung hồ sơ khai thuế. Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ thực hiện xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật Quản lý thuế 2019 về quản lý thuế.
Việc cho phép người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ trong các trường hợp trên nhằm tạo điều kiện cho người nộp thuế sửa chữa, điều chỉnh thông tin trong hồ sơ khai thuế khi phát hiện sai sót. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý thuế. Tuy nhiên, đồng thời, cơ quan thuế cũng có quyền áp dụng biện pháp xử phạt vi phạm hành chính nếu người nộp thuế vi phạm quy định về quản lý thuế sau khi công bố quyết định thanh tra hoặc kiểm tra.
Còn khúc mắc, liên hệ 1900.868644 hoặc gửi email tới: [email protected] để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
