1. Chứng từ kế toán không dùng trực tiếp ghi sổ kế toán phải lưu trữ không?
Theo quy định tại khoản 1 của Điều 12 trong Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán phải được bảo quản trong thời gian ít nhất là 5 năm. Tuy nhiên, có một số quy định cụ thể về việc này cần được lưu ý.
Trước hết, các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì không cần phải được lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. Điều này có nghĩa là các chứng từ này có thể được tiêu hủy sau khi đã được sử dụng một cách hợp lý và không còn có nhu cầu sử dụng lại.
Bên cạnh đó, theo khoản 1 của Điều 8 trong cùng Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu kế toán cần phải được lưu trữ cũng được quy định cụ thể. Điều này bao gồm chứng từ kế toán, là loại tài liệu cơ bản và quan trọng nhất trong hệ thống kế toán của một tổ chức hay doanh nghiệp.
Việc bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian dài là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Những thông tin trong tài liệu kế toán có thể cần được truy xuất trong tương lai cho các mục đích kiểm toán, thanh tra hoặc khi cần thiết để chứng minh tính hợp lệ của các giao dịch tài chính. Do đó, việc tuân thủ quy định về bảo quản tài liệu kế toán là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Theo quy định hiện hành, các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, mặc dù không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, nhưng vẫn phải được lưu trữ trong tài liệu kế toán của bộ phận kế toán ít nhất trong vòng 5 năm.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trong trường hợp có các quy định pháp luật khác yêu cầu lưu trữ chứng từ kế toán trong thời gian lâu hơn 5 năm, thì các chứng từ đó sẽ phải tuân theo quy định cụ thể đó để được lưu trữ.
Việc lưu trữ chứng từ kế toán trong thời gian nhất định là một yêu cầu quan trọng và cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quá trình kế toán. Bằng việc giữ lại các chứng từ này, công ty có thể kiểm tra và xác minh thông tin liên quan đến giao dịch, thu chi, và lưu trữ hàng hóa.
Ngoài ra, việc lưu trữ chứng từ kế toán cũng giúp cho công ty tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán bên ngoài, các chứng từ này có thể được yêu cầu để kiểm tra tính hợp lệ và đúng đắn của các giao dịch tài chính.
Việc lưu trữ chứng từ kế toán trong một khoảng thời gian nhất định cũng hỗ trợ quá trình giám sát và kiểm soát nội bộ. Nếu có bất kỳ tranh chấp hoặc tranh cãi nào liên quan đến các giao dịch tài chính, công ty có thể sử dụng các chứng từ đã lưu trữ để giải quyết và chứng minh tính chính xác của thông tin tài chính.
Do đó, việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định trên là rất quan trọng và cần được thực hiện đúng quy trình. Công ty nên có hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của các chứng từ này trong suốt thời gian lưu trữ.
2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được tính từ ngày nào?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán được xác định như sau: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Theo quy định hiện hành, thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được xác định từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Điều này có nghĩa là sau khi kỳ kế toán năm kết thúc, chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán sẽ bắt đầu tính thời hạn lưu trữ từ ngày đó. Tuy nhiên, quy định này áp dụng cho những chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, tức là những chứng từ không có tác động trực tiếp đến sự thay đổi của các tài khoản trong sổ sách kế toán.
Việc xác định thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm là để đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra sau này. Như vậy, các cơ quan có thể kiểm tra và đánh giá lại thông tin kế toán khi cần thiết, mà không cần phải giữ lại những chứng từ không có tác động trực tiếp đến ghi sổ kế toán.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mặc dù chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán được tính thời hạn lưu trữ từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, nhưng vẫn cần tuân thủ quy định về việc lưu trữ và bảo quản chúng. Các chứng từ này có thể có giá trị trong việc xác minh các giao dịch, sự kiện kinh tế liên quan và thực hiện kiểm tra nội bộ.
Do đó, dù không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, việc lưu trữ chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ vẫn cần được thực hiện một cách cẩn thận và tuân thủ đúng quy định. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và tin cậy của thông tin kế toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, xem xét và đánh giá lại các giao dịch kinh tế và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong tương lai.
3. Có được thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ để lưu trữ tài liệu kế toán đối với doanh nghiệp không?
Quy định về việc lưu trữ tài liệu kế toán được rõ ràng và chi tiết nằm trong khoản 1 của Điều 11 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Theo quy định này, tài liệu kế toán của một đơn vị sẽ được lưu trữ tại kho của chính đơn vị đó. Để thực hiện việc này, đơn vị kế toán có trách nhiệm đảm bảo sự có mặt đầy đủ của các thiết bị bảo quản tài liệu và đồng thời đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Theo quy định hiện hành, trong trường hợp một doanh nghiệp không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tài liệu kế toán tại chính đơn vị của mình, có thể lựa chọn thuê một tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ để tiến hành lưu trữ tài liệu kế toán dựa trên một hợp đồng lưu trữ.
Việc thuê tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ nhằm đảm bảo việc lưu trữ tài liệu kế toán một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, không có đủ tài nguyên và cơ sở hạ tầng để tự thiết lập một kho lưu trữ tài liệu kế toán.
Việc thuê tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán dựa trên hợp đồng lưu trữ là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận. Đầu tiên, doanh nghiệp cần nắm rõ yêu cầu của mình về việc lưu trữ tài liệu kế toán, bao gồm số lượng tài liệu, thời gian lưu trữ, cách thức truy xuất và bảo vệ dữ liệu.
Sau đó, doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm và lựa chọn tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ phù hợp. Quá trình này bao gồm việc nghiên cứu và đánh giá các tổ chức lưu trữ có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực này, cũng như thỏa thuận và thương lượng các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng lưu trữ.
Trong hợp đồng lưu trữ, cần phải xác định rõ các quyền và nghĩa vụ của cả hai bên. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ có đủ khả năng và nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu kế toán một cách an toàn và hiệu quả.
Hơn nữa, trong quá trình thuê tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và giám sát việc lưu trữ tài liệu kế toán để đảm bảo tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng và đảm bảo tính an toàn và bảo mật của dữ liệu.
Việc thuê tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán dựa trên hợp đồng lưu trữ là một giải pháp linh hoạt và tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các doanh nghiệp. Điều quan trọng là đảm bảo lựa chọn một đối tác đáng tin cậy và thực hiện quản lý chặt chẽ để đảm bảo rằng tài liệu kế toán được lưu trữ một cách an toàn và có thể truy xuất được khi cần thiết.
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!
