1. Có bắt buộc phải lập sổ quản lý người lao động hay không?
Để trả lời cho câu hỏi có bắt buộc phải lập sổ quản lý người lao động hay không các bạn có thể theo dõi quy định tại Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể thì trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động được quy định như sau:
Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động:
Sổ quản lý lao động: Lập và cập nhật sổ quản lý lao động bằng cả bản giấy và bản điện tử. Xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Sổ quản lý lao động là một tài liệu quan trọng ghi chép thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Cả bản giấy và bản điện tử đều cần được tạo và duy trì. Thông tin trong sổ quản lý lao động cần được cập nhật đều đặn, đặc biệt là khi có thay đổi về nhân sự như tuyển dụng mới, chấm dứt hợp đồng lao động, hoặc thay đổi vị trí công việc. Cập nhật nhanh chóng khi có bất kỳ thay đổi nào để đảm bảo sổ luôn phản ánh đúng tình hình hiện tại. Sổ quản lý lao động cần được bảo quản một cách an toàn và dễ dàng truy cập. Bản giấy cần được lưu trữ tại địa điểm an toàn, tránh ẩm ướt và hỏa hoạn. Bản điện tử cần được lưu trữ sao lưu định kỳ và được bảo vệ chặt chẽ để tránh mất dữ liệu. Sổ quản lý lao động cần được xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra. Quy trình xuất trình nên được xác định rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.
Khai trình và báo cáo:
+ Khai trình về việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
+ Định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động.
+ Báo cáo tình hình thay đổi về lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
+ Thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội về các thay đổi liên quan đến lao động.
Các quy định như vậy thường nhằm mục đích giám sát và quản lý chặt chẽ việc sử dụng lao động trong các doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ các quy định pháp luật. Đồng thời, những báo cáo định kỳ giúp cơ quan chuyên môn có cái nhìn toàn diện về tình hình lao động trong địa phương.
Như vậy thì dựa theo quy định trên doanh nghiệp bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Quy định pháp luật về lập sổ quản lý lao động
Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 3 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể về sổ quản lý lao động. Cụ thể như sau:
Thời hạn lập sổ: Người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Sổ quản lý lao động cần được lập ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện của người sử dụng lao động. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc duy trì sổ quản lý lao động để theo dõi thông tin liên quan đến nguồn nhân lực. Thời hạn 30 ngày giúp đảm bảo rằng quá trình lập sổ được thực hiện một cách nhanh chóng sau khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. Đồng thời, việc lập sổ ở các địa điểm cụ thể giúp quản lý và theo dõi nhân sự tại các đơn vị, chi nhánh khác nhau của tổ chức.
Định dạng và nội dung sổ quản lý lao động:
- Sổ quản lý lao động có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử.
- Cần bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, bao gồm:
+ Họ tên.
+ Giới tính.
+ Ngày tháng năm sinh.
+ Quốc tịch.
+ Nơi cư trú.
+ Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
+ Trình độ chuyên môn kỹ thuật.
+ Bậc trình độ kỹ năng nghề.
+ Vị trí việc làm.
+ Loại hợp đồng lao động.
+ Thời điểm bắt đầu làm việc.
+ Tham gia bảo hiểm xã hội.
+ Tiền lương.
+ Nâng bậc, nâng lương.
+ Số ngày nghỉ trong năm.
+ Số giờ làm thêm.
+ Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
+ Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
+ Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
+ Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong sổ quản lý lao động, đồng thời hỗ trợ quản lý lao động và bảo vệ quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật.
3. Quy định về xuất trình sổ quản lý lao động
Căn cứ dựa theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể về việc người sử dụng lao động cần xuất trình sổ quản lý lao động. Cụ thể thì cần phải xuất trình trong 02 trường hợp sau đây:
Trường hợp xuất trình sổ quản lý lao động: Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu. Khi cơ quan liên quan có yêu cầu.
Hình phạt nếu không xuất trình được sổ quản lý lao động: Người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không lập sổ quản lý lao động.
Hình phạt nếu có sổ nhưng không xuất trình khi có yêu cầu: Người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì và sẵn sàng xuất trình sổ quản lý lao động theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan liên quan.
Việc xuất trình sổ quản lý lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn, theo đó thì việc xuất trình sổ quản lý lao động là một yêu cầu quan trọng đối với người sử dụng lao động , theo đó thì việc xuất trình sổ quản lý lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn, theo đó thì việc xuất trình sổ quản lý lao động là một phần của quá trình tuân thủ các quy định pháp luật lao động. Điều này giúp đảm bảo rằng người sử dụng lao động đang hoạt động theo đúng quy định và không vi phạm các điều luật lao động. Sổ quản lý lao động cung cấp thông tin chi tiết về nhân sự trong tổ chức, bao gồm họ tên, thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, và các thông tin khác liên quan. Điều này giúp cơ quan quản lý có cái nhìn tổng thể về nguồn nhân lực và có thể thực hiện giám sát hiệu quả. Sổ quản lý lao động chứa thông tin về quyền lợi của người lao động, như thời hạn hợp đồng lao động, mức lương, quyền lợi bảo hiểm xã hội, và các điều kiện làm việc khác.
Xuất trình sổ này giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động và giúp giải quyết các tranh chấp lao động khi cần thiết. Các cơ quan quản lý và kiểm tra có thể sử dụng sổ quản lý lao động để đánh giá việc tuân thủ pháp luật lao động và các quy định khác liên quan đến nguồn nhân lực. Thông tin từ sổ quản lý lao động giúp người sử dụng lao động quản lý năng suất, lập kế hoạch nhân sự, và đưa ra các quyết định chiến lược về nhân sự dựa trên thông tin chính xác và đầy đủ. Thông tin trong sổ quản lý lao động giúp chứng minh các quyền lợi của người lao động như lương, chế độ bảo hiểm, và các điều kiện làm việc khác. Trong trường hợp tranh chấp lao động, sổ quản lý là một bằng chứng quan trọng để xác nhận thông tin liên quan đến mối quan hệ lao động và các cam kết giữa người lao động và người sử dụng lao động. Sổ quản lý lao động cung cấp một cơ sở dữ liệu chính xác về các giao dịch lao động và thông tin nhân sự. Điều này giúp giải quyết tranh chấp lao động một cách công bằng và hiệu quả. Xuất trình sổ quản lý lao động là một biện pháp minh bạch và chứng minh sự công bằng trong quản lý nhân sự và quan hệ lao động.
Vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại 1900.868644 hoặc [email protected]
để có thêm thông tin chi tiết
