1. Ai có nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là một trong những thủ tục quen thuộc khi chấm dứt quan hệ lao động thì bên có nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội phải tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật. Vậy thì ai là người có nghĩa vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội và người lao động có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không.
Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật lao động 2019 thì có quy định như sau: Trong khoảng thời hạn là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì hai bên có trách nhiệm là phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của bên. Ngoại trừ một số trường hợp được kéo dài nhưng không được vượt quá 30 ngày.
Ngoài ra thì căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 có quy định như sau: Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Căn cứ theo quy định trên thì người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được và trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động ngoại trừ trường hợp mà doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.
Đối với trường hợp mà công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người lao động có thể tiến hành liên hệ đến phòng lao động- thương binh và xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc thanh tra sở lao động thương binh và xã hội để có thể được can thiệp giúp đỡ chốt sổ bảo hiểm xã hội.
2. Báo giảm bảo hiểm xã hội trên dịch vụ công
Căn cưs theo quy định tại Quyết định 595/Q Đ-BHXH năm 2017 thì hồ sơ thực hiện thủ tục báo giảm lao động bao gồm:
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Bảng kê khai thông tin theo mẫu số D01-TS
Vậy thì bên sử dụng lao động có thể thực hiện bảo giảm bảo hiểm xã hội trên dịch vụ công hay không? Báo giảm bảo hiểm xã hội trên dịch vụ công là một trong những phương thức báo giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến thông qua https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
Thông qua hệ thồng này thì doanh nghiệp cung cấp các thông tin cụ thể về số lao động bị giảm và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ bị xử lý và điều chỉnh số tiền đóng bảo hiểm xã hội phù hợp với tình hình thay đổi.
Tuy nhiên thì để có thể thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội trên dịch vụ công thì doanh nghiệp phải đăng ký giao dịch điện tử và đã cấp mã đơn vị và tài khoản đăng nhập trực tuyến. Theo đó thì người sử dụng lao động báo giảm bảo hiểm xã hội trên dịch vụ công như sau:
- Bước 1: Truy cập vào https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/
Sau đó thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng nhập theo tài khoản đã được cấp trước đó
- Bước 2: Ở mục thông tin người lao động thì nhấn chọn " trạng thái" để thay đổi tình hình trạng thái của người lao động và kiểm tra lại thông tin của người lao động đã đúng chưa, nếu đã đúng rồi thì tiến hành nhấn nút "lưu"
Tại mục " tình trạng " thì chọn vào giảm hẳn
- Bước 3: Trở về mục kê khai hồ sơ chọn vào " danh sách thủ tục" sau đó thì tại hàng chữa mã thủ tục 600a chọn vào biểu tượng "kê khai"
Sau đó thì sau khi màn hình xuất hiện cửa sổ thì "chọn kỳ kê khai" và bấm " xác nhận"
Bước 4: Chọn vào người lao động muốn báo giảm mà các bạn đã tiến hành thay đổi tình trạng ở ban đầu rồi nhấn " áp dụng".
3. Làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Căn cứ theo quy định tại Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH thì hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hôi, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK- TS
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp theo mẫu số D02-TS
- Bảng kê thông tin Mẫu D01-TS
- Sổ bảo hiểm xã hội
- Các tờ rời bảo hiểm xã hội
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc các giấy tờ khác có liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động
- Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động ( 01 bản/ người)
Theo đó thì người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 thì trong thời hạn là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ một số trường hợp thì có thể kéo dài nhưng không được phép quá 30 ngày.
- Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
- Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
- Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Tóm lại thì trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì bên sử dụng lao động và thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
4. Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động thì có bị xử lý hay không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định về vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
+ Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
+ Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015
+ Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
+ Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014
Như vậy thì đối với trường hợp mà công ty không chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động muộn thì công ty sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 triệu đến 4 triệu đồng khi vi phạm đối với mỗi người lao động nhưng tối đa là không quá 75 triệu đồng. Bên cạnh đó thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân theo quy định.
Nếu các bạn còn có những nội dung câu hỏi thắc mắc khác có liên quan thì liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại 1900.868644 hoặc [email protected] để được hỗ trợ nhanh nhất.
