1. Khi nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế được thực hiện theo các quy định cụ thể sau đây:
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng:
+ Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
+ Ví dụ: Ông Q kí hợp đồng dịch vụ với công ty X từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Ông Q có thể yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên:
+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
+ Ví dụ: Ông R kí hợp đồng lao động dài hạn từ tháng 9/2013 đến tháng 8/2014 với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ, thì công ty sẽ cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.
Theo quy định được trình bày ở trên, các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định sau đây đối với việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo yêu cầu của người lao động bị khấu trừ thuế:
- Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng:
+ Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ.
+ Hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế.
- Đối với người lao động ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cần cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong một kỳ tính thuế.
Cụ thể cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:
(1) Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.
(2) Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
(3) Khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
(4) Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.
(5) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
(6) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
(7) Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.
(8) Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
(9) Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).
2. Nội dung của chứng từ điện tử khấu trừ TCNN điện tử
Theo quy định tại khoản 2 Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, cần tuân thủ các điều sau:
- Định dạng chứng từ điện tử: Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử. Đảm bảo rằng các nội dung bắt buộc theo quy định.
- Nội dung chứng từ:
Chứng từ khấu trừ thuế cần bao gồm các thông tin sau:
+ Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu có).
+ Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).
+ Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn được nhận.
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
+ Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
- Chữ ký số trên chứng từ điện tử: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn của thông tin.
3. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện vào các thời điểm sau đây:
- Thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Khi tổ chức tiến hành khấu trừ thuế từ thu nhập cá nhân của một cá nhân, họ phải lập chứng từ liên quan tại thời điểm này. Chứng từ này sẽ ghi nhận số tiền thuế đã bị khấu trừ từ thu nhập cá nhân của cá nhân đó.
- Thời điểm thu thuế, phí, lệ phí: Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền tiến hành thu thuế, phí, lệ phí từ các tổ chức hoặc cá nhân, họ cũng phải lập chứng từ tương ứng. Chứng từ này sẽ ghi nhận số tiền thuế, phí, lệ phí mà tổ chức hoặc cá nhân phải nộp.
- Thời điểm giao chứng từ cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí: Sau khi lập chứng từ, cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền sẽ giao chứng từ và biên lai tương ứng cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí. Điều này đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc thu thuế và quản lý tài chính công.
4. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Dựa trên quy định tại khoản 2 Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử. Quá trình mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi đơn vị cung cấp có thể có những khác biệt nhất định, nhưng doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Tham khảo và lựa chọn gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và tiến hành ký hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử với đơn vị cung cấp phần mềm. Hồ sơ đăng ký dịch vụ thường bao gồm:
- 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Trong trường hợp có người được ủy quyền ký, cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Nhân viên của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ hướng dẫn khách hàng cách sử dụng chứng từ điện tử.
Bước 4: Sau khi khách hàng đã dùng thử và chấp nhận, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.
Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục thuế đã làm rõ rằng các tổ chức khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải thực hiện các thủ tục đăng ký, thông báo phát hành hay chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Thay vào đó, họ được tự do tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, đảm bảo rằng các thông tin bắt buộc theo quy định được đầy đủ và chính xác. Điều này thể hiện sự linh hoạt và tiện lợi trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế, giúp cho các tổ chức có thể thực hiện các quy trình này một cách hiệu quả và thuận tiện hơn.
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.868644. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
