1. Thế nào là phiếu thu, phiếu chi là gì? 

Phiếu chi và phiếu thu đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp, đó là những văn bản chứng từ không thể thiếu. Trong ngôn ngữ tiếng Anh, phiếu thu được gọi là "Receipts," trong khi phiếu chi được biết đến với tên gọi "Pay slip." Cả hai loại phiếu này đều liên quan chặt chẽ đến các giao dịch tài chính của công ty, đó là những biểu mẫu không thể thiếu trong quá trình quản lý thu chi.

Tất cả các chi tiêu đều phải được chứng thực bằng phiếu chi, trong khi phiếu thu được sử dụng để xác định nguồn thu nhập từ cá nhân hoặc tổ chức khác. Chúng không chỉ đơn giản là các giấy tờ ghi chú về việc chi hay thu tiền, mà còn là cơ sở để nhân viên kế toán thực hiện các giao dịch và ghi chép vào sổ sách.

Mọi hoạt động tài chính, cho dù là chi tiêu hoặc thu nhập, đều cần phải có giấy chứng từ. Đồng thời, người thực hiện phải có lý do chính đáng và được xác nhận cho mọi hoạt động đó. Việc viết phiếu chi và phiếu thu không chỉ giúp xác định số tiền nhập xuất vào công ty mà còn là cơ sở để những người chịu trách nhiệm kế toán thực hiện ghi chép vào sổ sách.

Ngoài mục đích chính của việc kiểm soát thu chi, phiếu chi và phiếu thu còn là cơ sở để kế toán thực hiện việc ghi chép vào sổ sách, cũng như cho phép thủ quỹ tiến hành xuất nhập tiền một cách chính xác. Những văn bản này không chỉ là công cụ quản lý mà còn là cơ sở để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong mọi giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

2. Khi nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hay không?

Theo Khoản 3 Điều 11 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014, của Bộ Tài chính, đề cập đến chế độ kế toán trong doanh nghiệp, quy định rằng "Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán."

Tại Điểm c Khoản 1 Điều 12 của Thông tư này, được quy định: "Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm."

Dựa vào những quy định trên, nếu doanh nghiệp phát sinh chi phí dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt, việc chi tiền mặt yêu cầu lập phiếu chi với đầy đủ chữ ký theo quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn Liên quan.

Đối với tài liệu khác đi kèm chứng từ kế toán, do phụ thuộc vào nội dung và tính chất của giao dịch kinh tế giữa doanh nghiệp và đối tác, Thông tư số 200/2014/TT-BTC không đặt ra quy định cụ thể về các tài liệu khác đi kèm khi thực hiện thanh toán.

Do đó, ngoài việc sử dụng hóa đơn GTGT (điện tử) hợp lệ, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ cung cấp một bản phiếu thu của đơn vị đó với đầy đủ chữ ký theo quy định. Điều này sẽ làm cơ sở cho việc đối chiếu, xác minh, kiểm tra, và kiểm soát hiệu quả của doanh nghiệp.

3. Cách sử dụng phiếu thu, phiếu chi hợp pháp

(1) Cách sử dụng phiếu thu hợp pháp

Mẫu phiếu thu có những quy định cụ thể như sau:

- Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, mẫu phiếu thu được sử dụng là Mẫu số 01 – TT được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

- Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư áp dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp, cũng như tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước, mẫu phiếu thu áp dụng là Mẫu C40-BB ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Phương pháp ghi phiếu thu có các bước thực hiện như sau:

- Góc trên bên trái của phiếu thu cần ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ của đơn vị.

- Phiếu thu phải được đóng thành quyển và ghi số từng quyển sử dụng trong một năm. Mỗi phiếu thu cần ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán và phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, cũng như ngày, tháng, năm thu tiền.

- Ghi rõ thông tin về người nộp tiền, trong đó bao gồm họ, tên, địa chỉ.

- Phần "Lý do nộp" cần mô tả chi tiết nội dung nộp tiền như thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa, v.v.

- Phần "Số tiền" ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, cũng cần xác định đơn vị tính (đồng VN, USD, và cetera).

- Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu.

Quy trình lập phiếu thu:

- Kế toán lập phiếu thu thành 3 liên và điền đầy đủ thông tin, sau đó ký vào phiếu thu.

- Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng kiểm tra và giám đốc ký duyệt.

- Chuyển phiếu thu đã được kiểm tra và ký duyệt cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ.

- Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.

- Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, và 1 liên lưu nơi lập phiếu.

- Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho kế toán để thực hiện ghi sổ kế toán.

Chú ý:

- Nếu là thu ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng.

- Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp cần được đóng dấu.

(2) Cách sử dụng phiếu chi hợp pháp

Mẫu phiếu chi được quy định như sau:

- Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, mẫu phiếu chi sử dụng là Mẫu số 02 – TT được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

- Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập (trừ các đơn vị tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư áp dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp), cũng như tổ chức và đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước, mẫu phiếu chi áp dụng là Mẫu C41-BB ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Cách ghi và trách nhiệm liên quan như sau:

- Góc trên bên trái của chứng từ cần ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ của đơn vị.

- Phiếu chi được đóng thành quyển, với ghi số quyển và số của từng phiếu chi trong mỗi quyển. Số phiếu chi phải được đánh liên tục trong một kỳ kế toán, và từng phiếu chi cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm chi tiền.

- Thông tin đầy đủ về người nhận tiền cần được ghi rõ, bao gồm họ, tên và địa chỉ.

- Phần “Lý do chi” nên mô tả chi tiết nội dung chi tiền.

- Phần “Số tiền” cần ghi bằng số hoặc chữ số tiền xuất quỹ, đồng thời xác định đơn vị tính (đồng VN, USD, và cetera).

- Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu chi.

Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ khi có đủ chữ ký (được ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới có thể xuất quỹ. Người nhận tiền sau khi nhận đủ số tiền cần ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi.

- Liên 1 được lưu tại nơi lập phiếu.

- Liên 2 dành cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán.

- Liên 3 được giao cho người nhận tiền.

Chú ý:

- Trong trường hợp chi ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá và đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.

- Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp cần được đóng dấu.

(3) Lưu ý chung đối với phiếu chi, phiếu thu ​

​Phiếu chi và phiếu thu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, cũng như trong quá trình giao dịch tiền mặt. Do đó, việc lập và ghi chép những biểu mẫu này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và rõ ràng, đồng thời đặt trách nhiệm và tập trung cao từ người thực hiện.

- Thông thường, phiếu chi và phiếu thu được tổ chức thành 1 cuốn sổ, và mỗi cuốn, mỗi trang phiếu thu chi đều được gán số thứ tự. Quy định này giúp bảo đảm sự rõ ràng và đầy đủ thông tin về các loại phiếu trong sổ. Trong trường hợp phát sinh lỗi, không nên xé bỏ tờ phiếu mà cần giữ lại để đảm bảo tính đầy đủ khi kết sổ.

- Tất cả các mục trên phiếu phải được ghi rõ ràng, minh bạch, không tẩy xóa hay gạch bỏ. Trong trường hợp phát hiện sai sót, cần bỏ luôn phiếu đó và thay thế bằng phiếu mới.

- Phiếu thu tiền thường được lập thành 3 phiên trước khi xuất tiền, với sự ký kết của người nộp tiền, kế toán trưởng, và giám đốc. Tương tự, phiếu chi cũng yêu cầu đủ chữ ký của 3 bộ phận trước khi thủ quỹ thực hiện chi tiền.

- Trong trường hợp giao dịch phiếu thu chi nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp, cần phải có đóng dấu của công ty để xác nhận tính chính thức.

- Nếu có thu chi ngoại tệ, cần phải ghi rõ tỷ giá và đơn giá tại thời điểm xuất nhập quỹ tiền để đảm bảo tính đồng nhất trong ghi sổ.

- Việc lựa chọn nơi cung ứng phiếu chi, phiếu thu cần xem xét chất lượng và giá cả để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Mặc dù phiếu chi và phiếu thu không có tính sử dụng lâu dài, nhưng quan trọng là công ty cần quan tâm đến chất lượng giấy để đảm bảo rõ ràng và đầy đủ thông tin trong quá trình quản lý tài chính.

Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!