1. Thế nào là chi phí tiếp khách?
Hoạt động tiếp đón khách trong doanh nghiệp ngày nay đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ với đối tác và khách hàng. Việc tổ chức các buổi gặp gỡ và trao đổi thông tin không chỉ là cơ hội để xây dựng sự tin tưởng và mối quan hệ lâu dài, mà còn là bước quan trọng trước quá trình thảo luận và ký kết các hợp đồng hợp tác.
Các chi phí liên quan đến hoạt động tiếp đón khách thường được tính vào chi phí sử dụng của doanh nghiệp. Điều này bao gồm cả các chi phí phát sinh từ việc tổ chức buổi tiếp khách, từ việc chăm sóc và phục vụ đối tác, khách hàng, đến các chi phí trực tiếp liên quan đến việc duy trì không gian tiếp đón chuyên nghiệp.
Quan trọng hơn, hoạt động tiếp đón khách không chỉ là cơ hội để truyền đạt thông tin và thảo luận mặt kỹ thuật, mà còn là cách thức doanh nghiệp thể hiện văn hóa làm việc và sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Việc tổ chức các buổi gặp gỡ trực tiếp giữa các bên giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, tăng cường hiệu suất làm việc và đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chi phí liên quan đến hoạt động tiếp đón khách là một yếu tố chi phí định kỳ thường xuyên xuất hiện trong các doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh, việc xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ là không thể thiếu. Chi phí tiếp khách đóng vai trò quan trọng, là một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Trước đây, các quy định pháp luật hạn chế mức chi phí tiếp khách, nhưng hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tự quyết định và điều chỉnh cách họ sử dụng hiệu quả nguồn chi phí này, tùy thuộc vào tính hợp lý và mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Vì lẽ đó, việc nắm rõ chi phí tiếp khách là quan trọng đối với nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của họ bao gồm thực hiện công việc kế toán, quản lý sổ sách liên quan đến các chi phí tiếp khách và các chi phí phát sinh khác trong doanh nghiệp. Các công việc tổng hợp và hợp nhất của kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin liên quan đến thu chi trong doanh nghiệp.
Chi phí tiếp khách bao gồm các khoản chi phí liên quan đến các hoạt động tiếp đón khách hàng trong thực tế của doanh nghiệp. Việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan là quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của việc sử dụng chi phí này, đồng thời thực hiện các hoạt động mà pháp luật không cấm.
Trước đây, theo quy định của pháp luật, chi phí tiếp khách cho các doanh nghiệp mới thành lập không được vượt quá 15% tổng chi phí trong thời kỳ 03 năm đầu hoạt động. Đối với doanh nghiệp đã hoạt động từ 03 năm trở lên, hạn mức này giảm xuống còn 10% của tổng chi phí được phép trừ. Điều này tạo ra một giới hạn cụ thể về mức chi tiếp khách mà doanh nghiệp có thể sử dụng.
Tuy nhiên, hiện tại, pháp luật không còn áp đặt các hạn chế cụ thể về mức chi tiếp khách nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp được yêu cầu tuân thủ quy định về việc bảo đảm chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật. Điều này đặt ra một trách nhiệm lớn cho doanh nghiệp trong việc cân nhắc và sử dụng chi phí tiếp khách một cách có hiệu quả, đồng thời tìm kiếm lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh của mình. Quan trọng là cần duy trì sự cân bằng giữa việc tiếp khách để đáp ứng mục đích và nhu cầu của doanh nghiệp trong sản xuất và kinh doanh.
2. Khoản chi tiếp khách có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không?
Dựa trên hướng dẫn của Công văn 69626/CTHN-TTHT năm 2023 về khấu trừ thuế GTGT và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với hoạt động tiếp khách; theo Điều 14 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào; Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính về thuế GTGT và quản lý thuế, cũng nhưNghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ và các quy định khác, Công ty sẽ chịu thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất và kinh doanh, miễn là đáp ứng đầy đủ điều kiện được quy định tại khoản 10 của Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC và tuân theo nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Điều 14 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC.
Ngoài ra, các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính, sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp của Công ty. Điều này đồng nghĩa với việc các chi phí này có thể được khấu trừ khi tính toán thuế TNDN của Công ty.
Qua hướng dẫn trong Công văn, các chi phí liên quan đến hoạt động tiếp khách của doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí trừ thuế TNDN, miễn là chúng đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Chi phí tiếp khách phải là chi phí hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí này phải được chứng minh bằng hóa đơn và tài liệu pháp lý theo quy định của pháp luật.
- Nếu chi phí này liên quan đến mua hàng hoá hoặc dịch vụ, với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.
- Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt phải tuân theo các quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Trên thực tế, để được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp, các chứng từ hợp lý có thể bao gồm:
- Hóa đơn thanh toán kèm theo đơn đặt hàng (nếu không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ), hoặc bảng kê chi tiết món ăn.
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
- Phiếu xác nhận dịch vụ (booking) hoặc hợp đồng kinh tế nếu có đặt trước.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thẻ cào (khi khách hàng quẹt thẻ và nhập mã số cá nhân, máy in ra hóa đơn và khách hàng ký, hoàn tất quy trình thanh toán).
Do đó, việc bảo quản đúng các chứng từ này khi chi tiêu cho hoạt động tiếp khách là rất quan trọng để hỗ trợ quá trình khai báo và nộp thuế trong tương lai.
3. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí tiếp khách
Việc hạch toán chi phí tiếp khách là một phần quan trọng trong quá trình kế toán của các doanh nghiệp. Sau khi tổng hợp giá trị thực tế của chi phí tiếp khách, bộ phận kế toán phải thực hiện các bước hạch toán để đảm bảo đồng thời nghiệm vụ và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh tiếp theo
Quy trình hạch toán chi phí tiếp khách được chi tiết và hướng dẫn trong các thông tư về hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Theo quy định củaThông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, việc hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách được thực hiện như sau:
- Nợ vào tài khoản 642/641: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Nợ vào tài khoản 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Có vào tài khoản 111/112/331: Tổng số tiền thanh toán.
Tương tự, theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, quy trình hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách là như sau:
- Nợ vào tài khoản 642/641: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Nợ vào tài khoản 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Có vào tài khoản 111/112/331: Tổng số tiền thanh toán.
Bằng cách thực hiện đúng quy trình hạch toán theo quy định, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận chi phí tiếp khách, đồng thời tuân thủ các quy định về kế toán theo pháp luật.
Các hoạt động hạch toán theo quy định được thực hiện tùy thuộc vào loại hình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Sử dụng các tài khoản chuyên dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh và các nhu cầu hạch toán là quan trọng. Trong quá trình hạch toán chi phí tiếp khách, kế toán dựa trên các quy định của pháp luật để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các nguyên tắc kế toán trong hoạt động doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng gửi về số Hotline 1900.868644 hoặc địa chỉ email [email protected] để được giải đáp. Trân trọng!
