I. Định Nghĩa Văn Bản Thông Báo
Thông báo được hiểu là văn bản mang tính chất thông tin, cung cấp thông điệp về một vấn đề cụ thể, gửi đến cá nhân hoặc tổ chức. Mục đích của thông báo là thông báo, truyền đạt thông tin quan trọng, kịp thời tới người nhận để họ nắm bắt, thực hiện hoặc tham gia vào các hoạt động liên quan.
II. Cấu Trúc Chung Của Mẫu Văn Bản Thông Báo
Cấu trúc chung của một mẫu văn bản thông báo thường bao gồm các phần sau:
1. Phần Đầu
- Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
- Tiêu ngữ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo: Ví dụ: …. . , ngày …. tháng …. năm 2023
- Tên cơ quan thông báo: Ví dụ: Trường THPT Nguyễn Tất Thành
2. Phần Nội Dung
- Tên thông báo: THÔNG BÁO
- Trích yếu nội dung: Ví dụ: Về việc mở lớp học thêm hè
- Nội dung thông báo: Trình bày đầy đủ, rõ ràng nội dung thông báo, bao gồm mục đích, thời gian, địa điểm, đối tượng, yêu cầu, liên hệ,...
- Ký đóng dấu: Được thực hiện bởi người có thẩm quyền, có đóng dấu giáp lai của cơ quan thông báo
3. Phần Cuối
- Người nhận: Ghi rõ tên cá nhân hoặc các đơn vị nhận thông báo
- Ghi chú: Có thể ghi thêm các lưu ý, hướng dẫn, yêu cầu khác liên quan đến thông báo
III. Một Số Loại Thông Báo Thường Gặp
1. Thông Báo Hội Nghị
- Thông báo về việc tổ chức hội nghị, họp, hội thảo
- Thông báo nội dung, thời gian, địa điểm, chương trình nghị sự
- Đối tượng tham dự, yêu cầu tham dự và đăng ký
2. Thông Báo Tuyển Dụng
- Thông báo nhu cầu tuyển dụng của đơn vị
- Nội dung công việc, yêu cầu tuyển dụng, chế độ đãi ngộ
- Cách thức nộp hồ sơ, thời hạn nộp hồ sơ
3. Thông Báo Thanh Toán
- Thông báo về lịch thanh toán tiền lương, tiền thưởng
- Số tiền, thời điểm thanh toán, hình thức thanh toán
- Các lưu ý khi nhận tiền
4. Thông Báo Cuộc Thi
- Thông báo về việc tổ chức cuộc thi
- Tên cuộc thi, đối tượng tham gia, thể lệ cuộc thi
- Giải thưởng, thời gian và địa điểm diễn ra cuộc thi
5. Thông Báo Thay Đổi
- Thông báo về việc thay đổi địa điểm làm việc, giờ làm việc
- Thông báo về việc thay đổi lãnh đạo, tổ chức bộ máy
- Thông báo về việc thay đổi quy định, chế độ
IV. Các Lưu Ý Khi Soạn Thảo Văn Bản Thông Báo
1. Nguyên Tắc Chung
- Nội dung thông báo phải chính xác, rõ ràng, đầy đủ
- Ngôn ngữ sử dụng trang trọng, chuẩn mực, dễ hiểu
- Trình bày hợp lý, khoa học, dễ đọc, dễ tham khảo
- Bố cục hợp lý, cân đối, có tiêu đề và các phần rõ ràng
- Kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp trước khi phát hành
2. Lưu Ý Trong Nội Dung
- Phát triển nội dung theo hướng từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể
- Sử dụng các từ khóa nổi bật để nhấn mạnh thông tin quan trọng
- Điều chỉnh độ dài thông báo phù hợp với lượng thông tin, tránh lan man
- Đưa ra các ví dụ, bảng biểu, số liệu thống kê để minh họa nếu cần
- Lời kêu gọi hành động (nếu có): khuyến khích người nhận thực hiện hành động theo yêu cầu trong thông báo
V. Một Số Mẫu Thông Báo Trong Các Trường Hợp Cụ Thể
1. Mẫu Thông Báo Mở Tuyển Dụng
a) Mở Đầu
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, địa danh, ngày tháng năm ra thông báo
- Tên cơ quan thông báo
- Tên thông báo: THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
b) Nội Dung
- Nhiệm vụ, chức danh công việc cần tuyển dụng
- Yêu cầu đối với ứng viên: Trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng
- Quyền lợi và chế độ đãi ngộ
- Thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ nhận hồ sơ
- Người liên hệ giải đáp thông tin
c) Ký Đóng Dấu
2. Mẫu Thông Báo Thay Đổi Địa Điểm Làm Việc
a) Mở Đầu
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, địa danh, ngày tháng năm ra thông báo
- Tên cơ quan thông báo
- Tên thông báo: THÔNG BÁO THAY ĐỔI ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
b) Nội Dung
- Lý do thay đổi địa điểm làm việc
- Địa chỉ làm việc mới, số điện thoại, địa chỉ email
- Thời gian chuyển đổi địa điểm làm việc
- Yêu cầu đối với nhân viên về việc chuyển giao vật dụng
c) Ký Đóng Dấu
3. Mẫu Thông Báo Cuộc Thi
a) Mở Đầu
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, địa danh, ngày tháng năm ra thông báo
- Tên cơ quan thông báo
- Tên thông báo: THÔNG BÁO TỔ CHỨC CUỘC THI
b) Nội Dung
- Tên cuộc thi, mục đích, đối tượng tham gia
- Thể lệ cuộc thi: Nội dung, hình thức, thời gian, địa điểm
- Giải thưởng cuộc thi
- Ban tổ chức, thời hạn nộp bài dự thi
c) Ký Đóng Dấu
VI. Mẫu Văn Bản Thông Báo Chuẩn Theo Quy Định
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…. . , ngày …. tháng …. năm ……
THÔNG BÁO
Vê . . . . .
Kính gửi:….
(2) Căn cứ ……….
(3) ……. Căn cứ …. .
(4)……. .
Đề nghị ……. .
Trân trọng kính chào.
/. GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
VII. Kết Luận
Văn bản thông báo giữ vai trò thiết yếu trong hoạt động của các tổ chức, đơn vị. Việc sử dụng đúng định dạng, chuẩn mực khi soạn thảo văn bản thông báo sẽ giúp truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng, kịp thời tới người nhận. Hy vọng bài viết này cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về mẫu văn bản thông báo, giúp bạn có thể soạn thảo được những văn bản thông báo chuyên nghiệp, hiệu quả.
Mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng gửi về số Hotline 1900.868644 hoặc địa chỉ email [email protected] để được giải đáp. Trân trọng!
