Quy định chứng từ kế toán với doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế TNDN?

1. Quy định về chứng từ kế toán với doanh nghiệp siêu nhỏ

Quy định về chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp siêu nhỏ có sự tham chiếu đến Điều 4 của Thông tư 132/2018/TT-BTC đưa ra những quy định cụ thể nhằm điều chỉnh việc sử dụng và xử lý các chứng từ kế toán trong phạm vi của doanh nghiệp siêu nhỏ.

- Trước tiên, theo quy định, nội dung của chứng từ kế toán cũng như việc lập và ký chứng từ kế toán phải tuân thủ theo những điều khoản được quy định tại Điều 16, Điều 17, Điều 18 và Điều 19 trong Luật kế toán, đồng thời phải tuân thủ các hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 132/2018/TT-BTC.

- Thứ hai, nội dung, hình thức và việc quản lý các loại hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn điện tử, cũng được quy định theo các quy định của pháp luật về thuế. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp siêu nhỏ phải tuân thủ các quy định về hóa đơn và đảm bảo tính hợp pháp trong việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn.

- Thứ ba, theo quy định, doanh nghiệp siêu nhỏ được phép tự xây dựng các biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, các biểu mẫu này phải đáp ứng các tiêu chí như rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra và kiểm soát, trừ trường hợp của hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các chứng từ kế toán mà doanh nghiệp siêu nhỏ sử dụng.

- Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ không thể tự xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán cho đơn vị của mình, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán được hướng dẫn tại mục 3 của Thông tư 132/2018/TT-BTC.

Tổng kết lại, quy định về chứng từ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Doanh nghiệp siêu nhỏ được phép tự xây dựng các biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình, và trong trường hợp không thể tự xây dựng, có thể áp dụng biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán được hướng dẫn tại Thông tư 132/2018/TT-BTC.

2. Phiếu thu:

Phiếu thu là một chứng từ quan trọng trong quá trình quản lý và ghi nhận các khoản thu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định và trách nhiệm liên quan đến việc ghi chép Phiếu thu:

- Mục đích và vai trò của Phiếu thu: Phiếu thu được sử dụng để xác định số tiền mặt thực tế được nhập vào quỹ và đóng vai trò là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán các khoản thu liên quan. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải được ghi nhận thông qua Phiếu thu.

- Phương pháp và trách nhiệm ghi chép Phiếu thu:

Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên và địa chỉ của doanh nghiệp.

Phiếu thu cần được đóng thành quyển và ghi số của từng quyển được sử dụng trong một năm. Trên mỗi Phiếu thu, cần ghi rõ số quyển và số của Phiếu thu đó. Số phiếu thu phải được đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Mỗi Phiếu thu cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm thu tiền.

Cần ghi rõ họ tên và địa chỉ của người nộp tiền.

Dòng "Lý do nộp" phải ghi rõ nội dung nộp tiền, ví dụ như: thu tiền từ việc bán hàng hóa, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,...

Dòng "Số tiền" cần ghi bằng số và bằng chữ số tiền được nộp vào quỹ, đồng thời ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam.

Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc được đính kèm với Phiếu thu.

Phiếu thu phải được ghi đầy đủ các nội dung trên và phải có đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan theo quy định trên mẫu chứng từ. Sau đó, Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ cần ghi số tiền thực tế nhập vào quỹ (bằng chữ) lên Phiếu thu trước khi ký tên và ghi rõ họ tên của mình.

3. Phiếu chi

Phiếu chi là một chứng từ quan trọng trong quá trình quản lý và ghi nhận các khoản chi của doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định và trách nhiệm liên quan đến việc ghi chép Phiếu chi:

- Mục đích và vai trò của Phiếu chi: Phiếu chi được sử dụng để xác định các khoản tiền mặt thực tế được xuất quỹ và đóng vai trò là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.

- Phương pháp và trách nhiệm ghi chép Phiếu chi:

Góc trên bên trái của chứng từ cần ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ của đơn vị.

Phiếu chi cần được đóng thành quyển, và trên mỗi Phiếu chi cần ghi số quyển và số của Phiếu chi đó. Số phiếu chi phải được đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Mỗi Phiếu chi cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm chi tiền.

Cần ghi rõ họ tên và địa chỉ của người nhận tiền.

Dòng "Lý do chi" cần ghi rõ nội dung chi tiền.

Dòng "Số tiền" cần ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền được xuất quỹ, đồng thời ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam.

Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc được đính kèm với Phiếu chi.

Chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan theo quy định trên mẫu chứng từ, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, người nhận tiền cần ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi.

4. Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho là một tài liệu quan trọng trong quá trình ghi nhận và kiểm soát việc nhập kho các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định và trách nhiệm liên quan đến việc ghi chép Phiếu nhập kho:

- Mục đích và vai trò của Phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá được nhập kho. Phiếu này là căn cứ để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm với người có liên quan. Ngoài ra, nó cũng là căn cứ để ghi sổ kế toán.

- Phương pháp và trách nhiệm ghi chép Phiếu nhập kho:

Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho cần ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) và bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho được áp dụng trong các trường hợp nhập kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua từ bên ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc thừa phát hiện trong quá trình kiểm kê.
Khi lập Phiếu nhập kho, cần ghi rõ số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho và địa điểm kho nhập.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập).
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra số tiền tương ứng của từng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá đã thực nhập.
Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một Phiếu nhập kho.
Dòng số tiền bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.

Qua các quy định trên, việc ghi chép Phiếu nhập kho sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý và kiểm soát hàng hóa của doanh nghiệp.

5. Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng trong quá trình theo dõi và kiểm soát việc xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sử dụng cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định và trách nhiệm liên quan đến việc ghi chép Phiếu xuất kho:

- Mục đích và vai trò của Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được sử dụng nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Phiếu này là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

- Phương pháp và trách nhiệm ghi chép Phiếu xuất kho:

Góc bên trái của Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) và bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho, dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
Khi lập Phiếu xuất kho, cần ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận), số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và tên kho xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Cột 1: Ghi số lượng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền từng loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Thủ kho chỉ được xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sau khi Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan theo quy định trên mẫu chứng từ kế toán. Việc tuân thủ quy định này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý và kiểm soát xuất kho hàng hóa của doanh nghiệp.

6. Biên bản giao nhận tài sản cố định

Biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) là một tài liệu quan trọng trong quá trình xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, hoặc khi TSCĐ được thuê ngoài hoặc bàn giao cho đơn vị khác theo hợp đồng góp vốn. Biên bản này không được sử dụng trong trường hợp nhượng bán, thanh lý hoặc khi TSCĐ được kiểm kê phát hiện có sự thừa thiếu. Biên bản giao nhận TSCĐ có vai trò là căn cứ để giao nhận TSCĐ và thực hiện các ghi chép kế toán liên quan đến TSCĐ trên sổ sách và thẻ TSCĐ.

Phương pháp và trách nhiệm ghi chép biên bản giao nhận TSCĐ như sau:

Góc trên bên trái của biên bản giao nhận TSCĐ cần ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) và bộ phận sử dụng. Khi có tài sản mới được đưa vào sử dụng, doanh nghiệp siêu nhỏ phải lập hội đồng bàn giao gồm đại diện bên giao và đại diện bên nhận.
Mỗi biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng TSCĐ. Tuy nhiên, trong trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng một đơn vị giao, có thể lập chung một biên bản giao nhận TSCĐ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu và qui cách của TSCĐ.
Cột C: Ghi số hiệu TSCĐ.
Cột D: Ghi nguồn sản xuất hoặc xây dựng của TSCĐ.
Cột 1: Ghi năm sản xuất của TSCĐ.
Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng.
Cột 3: Ghi công suất hoặc diện tích, thiết kế của TSCĐ, ví dụ như xe FORD 16 chỗ ngồi hoặc máy phát điện 75 KVA.
Cột 4, 5, 6, 7: Ghi các yếu tố cấu thành nguyên giá TSCĐ, bao gồm giá mua hoặc giá thành sản xuất (cột 4), chi phí vận chuyển và lắp đặt (cột 5), chi phí chạy thử (cột 6).
Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ (cột 8 = cột 4 + cột 5 + cột 6 +...).
Cột E: Ghi các tài liệu kỹ thuật kèm theo khi bàn giao TSCĐ.

Ngoài ra, biên bản giao nhận TSCĐ cũng có thể đi kèm với bảng kê phụ tùng, dụng cụ đồ nghề đi kèm của TSCĐ khi bàn giao. Sau khi hoàn tất quá trình giao nhận, các thành viên tham gia bàn giao và nhận TSCĐ cần ký vào biên bản giao nhận TSCĐ để chứng nhận việc giao nhận đã được thực hiện.

7. Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập của người lao động:

Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập của người lao động là một chứng từ quan trọng trong quá trình thanh toán tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và thu nhập khác ngoài tiền lương cho người lao động. Nó được sử dụng để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp và cũng là căn cứ để thống kê về lao động và tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập của người lao động được lập hàng tháng, dựa trên các chứng từ liên quan như bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành. Quá trình ghi chép trên bảng thanh toán có các cột và trách nhiệm như sau:

Cột A, B: Ghi số thứ tự và họ tên của người lao động được hưởng lương.
Cột 1: Ghi bậc lương hoặc hệ số lương của người lao động.
Cột 2,3: Ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm.
Cột 4,5: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian.
Cột 6,7: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc hưởng các loại % lương.
Cột 8: Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương.
Cột 9: Ghi số phụ cấp khác được tính vào thu nhập của người lao động nhưng không nằm trong quỹ lương hoặc quỹ thưởng.
Cột 10: Ghi tổng số tiền thưởng mà người lao động được hưởng.
Cột 11: Ghi tổng số tiền lương, phụ cấp và tiền thưởng mà người lao động được hưởng.
Cột 12,13,14,15,16,17: Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lương của người lao động và tính tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng. Cột 17 là tổng cộng các khoản khấu trừ, cột 17 = cột 12 + cột 13 + cột 14 + cột 15 + cột 16.
Cột 18: Ghi số tiền lương, phụ cấp và tiền thưởng còn lại mà người lao động được nhận.
Cột 19: Người lao động ký nhận khi nhận lương. Mỗi khi nhận lương, người lao động phải ký tên trực tiếp vào cột "Ký nhận" hoặc người nhận hộ ký tên thay mặt.

Bằng việc sử dụng bảng thanh toán tiền lương và thu nhập của người lao động, doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình thanh toán lương một cách chính xác và minh bạch, đồng thời tạo điều kiện để kiểm tra và thống kê thông tin về lao động và tiền lương trong doanh nghiệp.

Trong trường hợp quý khách cần tư vấn trực tiếp, tổng đài tư vấn pháp luật 1900.868644 sẽ là kênh hỗ trợ 24/7 của chúng tôi. Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu về luật pháp sẽ lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng. Qua cuộc trò chuyện, quý khách sẽ được hướng dẫn rõ ràng và cung cấp thông tin chính xác, nhằm giúp quý khách hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật liên quan.

Ngoài ra, quý khách cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: [email protected]. Chúng tôi cam kết sẽ phản hồi nhanh chóng và cung cấp thông tin đáng tin cậy để giải đáp các thắc mắc của quý khách.