1. Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng
- Theo Điều 18 của Luật Công chứng năm 2014, các nguyên tắc liên quan đến việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng được quy định như sau:
+ Nguyên tắc 1: Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của Luật này và phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
+ Nguyên tắc 2: Phòng công chứng chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.
+ Nguyên tắc 3: Văn phòng công chứng được thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn sẽ được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.
Đồng thời, quy định về Phòng công chứng được xác định như sau:
+ Phòng công chứng được quyết định thành lập bởi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
+ Phòng công chứng là một đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
+ Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng, người này phải là công chứng viên và được bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức bởi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
+ Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ "Phòng công chứng" kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.
+ Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy và thực hiện các thủ tục liên quan đến con dấu theo quy định của pháp luật.
2. Quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng
Hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng, gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, phải tuân theo quy định của Luật này cùng các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2.1. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng
Theo quy định tại Điều 32 của Luật công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng được ủy quyền các quyền cơ bản như sau:
+ Ký kết hợp đồng làm việc và hợp đồng lao động với công chứng viên và nhân viên làm việc cho tổ chức.
+ Thu phí công chứng, thù lao công chứng, và chi phí khác.
+ Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ và ngày làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng của người dân.
+ Quyền sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng.
+ Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2.2. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng
Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, theo Điều 33 của Luật công chứng 2014, được quy định như sau:
- Tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
- Tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, và thống kê.
- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày và giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
- Đảm bảo niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức.
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và bồi thường thiệt hại theo quy định.
- Tiếp nhận, tạo điều kiện và quản lý người tập sự hành nghề công chứng.
- Tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm.
- Tuân thủ yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, và bản dịch đã công chứng.
- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác liên quan đến biện pháp ngăn chặn áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng.
- Tuân thủ các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
3. Nguyên tắc hành nghề công chứng mà các tổ chức hành nghề công chứng cần đảm bảo thực hiện
Theo quy định của Luật công chứng 2014, các nguyên tắc hành nghề công chứng mà các tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ bao gồm:
- Nguyên tắc 1: Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, đảm bảo rằng mọi hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện trong ranh giới của quy định pháp luật và Hiến pháp.
- Nguyên tắc 2: Khách quan và trung thực, đảm bảo sự đối xử công bằng và trung thực trong quá trình thực hiện các dịch vụ công chứng, không chấp nhận thông tin sai lệch hoặc không chính xác.
- Nguyên tắc 3: Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, đặt ra nguyên tắc đạo đức và chuyên nghiệp trong mọi giao tiếp và hành động, đảm bảo uy tín và danh tiếng của ngành công chứng.
- Nguyên tắc 4: Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của mọi văn bản được công chứng, và chịu trách nhiệm trước pháp luật và bên yêu cầu trong trường hợp có vấn đề pháp lý phát sinh.
4. Vị trí, vai trò của các Tổ chức hành nghề công chứng trong hoạt động của công chứng viên
Để hoạt động công chứng diễn ra suôn sẻ, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của hai chủ thể chính là công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Trong ngữ cảnh này, tổ chức hành nghề công chứng đóng một vai trò quyết định, hỗ trợ công chứng viên trong việc thực hiện chức năng xã hội của họ. Nói cách khác, tầm quan trọng của tổ chức hành nghề công chứng trong hoạt động công chứng có thể được phản ánh qua nhiều khía cạnh:
Đầu tiên, tổ chức hành nghề công chứng đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng và giao dịch, ngăn chặn vi phạm pháp luật và dự trữ tranh chấp. Điều này đồng nghĩa với việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân và tổ chức liên quan.
Thứ hai, tổ chức hành nghề công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và cung cấp chứng cứ cho các hoạt động tố tụng trong trường hợp xảy ra tranh chấp dân sự và thương mại. Họ cũng chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý các hồ sơ công chứng.
Thứ ba, tổ chức hành nghề công chứng đảm nhận trách nhiệm mua bảo hiểm cho công chứng viên và bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng cũng như bên thứ ba có liên quan.
Thứ tư, tổ chức hành nghề công chứng có nhiệm vụ quản lý và giám sát công chứng viên, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật trong lĩnh vực hoạt động công chứng.
Dựa trên thực tế hoạt động công chứng, có thể nhận thấy rằng để nghề công chứng tại Việt Nam phát triển theo hướng chuyên nghiệp hơn, đáp ứng mọi nhu cầu của cộng đồng và xã hội, và trở thành công cụ không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường, cần thiết phải hoàn thiện các quy định pháp luật về công chứng và tổ chức hành nghề công chứng. Điều này đặt ra yêu cầu cụ thể như sau:
Đầu tiên, cần xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại và xây dựng một cơ chế bảo đảm trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong quá trình hoạt động công chứng.
Thứ hai, quan trọng là hoàn thiện quy định về chức danh người giúp việc cho công chứng viên và đưa ra quy trình công chứng thống nhất tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Thứ ba, cần tăng cường vai trò quản lý và giám sát của tổ chức hành nghề công chứng đối với công chứng viên đăng ký hành nghề tại các tổ chức này.
Cuối cùng, để nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, cần đề xuất các biện pháp và cải tiến nhằm đảm bảo sự minh bạch, công bằng, và linh hoạt trong quá trình thực hiện công việc công chứng.
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!
