1. Giới thiệu về mã vạch
Mã số mã vạch là một trong những cách thức để người ta có thể biết được thông tin của sản phẩm này được sản xuất ở đâu, đơn vị nào là chủ sản xuất, kiểm soát chất lượng của sản phẩm. Ở Việt Nam hiện nay, đăng ký mã số mã vạch đang là vấn đề mà các doanh nghiệp ngày càng quan tâm, việc đăng ký mã số mã vạch có thể giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hàng giả hàng nhái, cũng như là kiểm soát được tốt hơn các sản phẩm dịch vụ, hàng hóa của mình.
Vậy tại Việt Nam đâu là cơ quan thực hiện chức năng cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp
Đây là các cơ quan thực hiện chức năng cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp, căn cứ theo quy định tại Quyết định 73/QĐ-TĐC ban hành hướng dẫn thủ tục cấp mã số mã vạch, hệ thống cấp mã số mã vạch ở Việt Nam bao gồm các tổ chức sau:
– Tổ chức tiếp nhận hồ sơ mã số mã vạch: Đây là tổ chức thực hiện việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ, được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng chỉ định, có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp nộp hồ sơ, tiếp nhận, xử lý hồ sơ và chuyển hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
Ở Việt Nam hiện nay tổ chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số mã vạch là Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, nói cách khác nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký mã số mã vạch thì sẽ gửi hồ sơ tới tổ chức này để được tiếp nhận.
– Tổ chức thẩm xét hồ sơ mã số mã vạch: Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Tại đây hồ sơ của Doanh nghiệp sẽ được thẩm định về mặt nội dung để xác định có đủ điều kiện để cấp mã số mã vạch hay không.
– Cơ quan cấp mã số mã vạch: Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng chính là cơ quan thực hiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho doanh nghiệp.
Như vậy doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện đăng ký mã số mã vạch có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, địa chỉ cụ thể như sau:
– Tại Hà Nội: Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam địa chỉ Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
– Tại Thành phố Hồ Chí Minh: Trung Tâm Kỹ Thuật Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng 3 địa chỉ 49 Pasteur, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Hồ sơ đăng ký mã vạch
Để thực hiện đăng ký mã số mã vạch doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
– 02 bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu).
– 02 Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh đối với doanh nghiệp (bản sao). Đối với các tổ chức khác thì cần nộp bản sao có chứng thực Quyết định thành lập (01 bản).
– 02 bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng Mã toàn cầu phân định thương phẩm (GTIN) theo mẫu quy định.
Sau khi nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, hồ sơ sẽ được đánh giá, thẩm định. Trong vòng 5 – 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, khách hàng sẽ được cấp Mã số doanh nghiệp cùng phiếu hẹn ngày nhận giấy chứng nhận chính thức.
3. Trình tự, thủ tục cấp mã vạch
Về cơ bản các doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã số mã vạch cần phải thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng tại Hà Nội hoặc Trung Tâm Kỹ Thuật Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng Thành phố Hồ Chí Minh đã giới thiệu ở trên.
Tổ chức tiếp nhận sẽ có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp, đồng thời tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký mã số mã vạch mà doanh nghiệp gửi tới.
Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ này, Tổ chức tiếp nhận sẽ gửi hồ sơ tới Trung tâm Tiêu chuẩn chất lượng. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ về mặt hình thức có thể thông báo cho doanh nghiệp để tiến hành sửa đổi bổ sung.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiến hành Thẩm xét hồ sơ đăng ký.
Kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ do tổ chức tiếp nhận gửi tới, trong thời hạn 03 ngày, Trung tâm Tiêu chuẩn chất lượng sẽ tiến hành thẩm định, xem xét hồ sơ đăng ký mã số mã vạch, sau đó thực hiện đề xuất mã số doanh nghiệp và trình lên Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
Bước 3: Cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp.
Tổng Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho Doanh nghiệp sau khi nhận đủ hồ sơ do Trung tâm Tiêu chuẩn chất lượng trình lên. Đồng thời ghi vào sổ đăng ký mã số mã vạch và gửi thông báo cấp mã số mã vạch tới doanh nghiệp và các tổ chức có liên quan.
Bước 4: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Sau khi có thông báo từ Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp phí và lệ phí để được cấp mã số mã vạch. Sau khi thực hiện hoàn tất thủ tục nộp phí, lệ phí doanh nghiệp sẽ nhận được giấy hẹn cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch chính thức.
Tổ chức trực tiếp thu phí là Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng và các đơn vị trực thuộc được giao nhiệm vụ thu phí. Mức phí cấp mã số mã vạch doanh nghiệp phải nộp được quy định cụ thể tại Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC, mức phí này sẽ phụ thuộc và loại mã số mã vạch cho đối tượng cụ thể mà doanh nghiệp đăng ký, ví dụ như: đối với mã số mã vạch sử dụng mã doanh nghiệp GS1 mức thu phí hiện nay là: 01 triệu đồng; với mã số mã vạch sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) mức thu phí là 300 ngàn đồng; với mã số mã vạch sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) mức thu phí là 300 ngàn đồng,…
Lưu ý: Ngoài nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, hiện nay doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch online thông qua trang web của Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Bắt đầu từ năm 2018, Trung tâm mã số mã vạch – GS1 Việt Nam đã triển khai hệ thống đăng ký mã số mã vạch online qua cổng thông tin: vnpc.gs1.org.vn . Để thực hiện đăng ký mã vạch online, doanh nghiệp cần thực hiện theo các quy trình sau:
+ Bước 1: Đăng ký một tài khoản trên trang web: vnpc.gs1.org.vn
+ Bước 2: Sau khi được xác nhận tài khoản và cấp cho tài khoản mới, doanh nghiệp thực hiện đăng ký tại mục hồ sơ.
+ Bước 3: Sau đó, trên giao diện web sẽ hiện ra hình thức thanh toán, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức thanh toán online hoặc thanh toán trực tiếp lệ phí.
+ Bước 4: Nộp hồ sơ giấy tại Phòng đăng ký GS1 Việt Nam.
+ Bước 5: Nhận mã số mã vạch và thực hiện các bước để tiến hành kê khai.
Những lưu ý sau khi đăng ký sử dụng mã số vạch:
- Khi đăng khí sử dụng số mã vạch doanh nghiệp phải đóng lệ phí và phí duy trì cho năm đầu tiên. Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30/6 thì mức phí duy trì chỉ phải nộp trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch.
- Sau khi quá trìnhđăng ký mã số mã vạch thành công từ năm thứ 2 trở đi phí duy trì hàng năm doanh nghiệp phải nộp trước ngày 30/6 hàng năm.
- Khi công ty thay đổi tên công ty, địa chỉ hoặc thất lạc giấy chứng nhận mã số mã vạch đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục để thay đổi
- Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dung mã số mã vạch nữa, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục ngừng sử dụng MSMV.
- Doanh nghiêp phải thường xuyên cập nhật sự thay đổi về các mã sản phẩm trên trang quản lý của GS1 Việt Nam khi có sự thay đổi các sản phẩm kinh doanh.
Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc nào hãy liên hệ 1900.868644 hoặc gửi thư đến email [email protected] để được hỗ trợ giải đáp.
