1. Quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ ?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ, có những điểm cụ thể sau đây: Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ là một phần quan trọng trong quản lý giao dịch kinh doanh và tài chính của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Điều này được thể hiện qua việc các bên tham gia giao dịch cần phải tuân thủ các quy định cụ thể như sau:
- Nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ: Trong quá trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm phải lập hóa đơn và giao cho người mua. Việc này không chỉ áp dụng đối với các trường hợp bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ chính thức mà còn bao gồm cả các trường hợp đặc biệt như hàng hóa hoặc dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, quảng cáo; hàng mẫu; hàng hóa hoặc dịch vụ sử dụng cho mục đích cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động; cũng như tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa được sử dụng để luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). Đặc biệt, cả việc xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa đều phải được lập hóa đơn và phải ghi đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 10 của Nghị định.
- Yêu cầu về nội dung hóa đơn: Hóa đơn phải được lập đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 của Nghị định. Điều này bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ của người bán và người mua, mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được bán hoặc cung cấp, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và số tiền thuế phải nộp.
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, người lập hóa đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 của Nghị định. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các thông tin được ghi trên hóa đơn điện tử, cũng như thuận tiện trong việc trao đổi thông tin với các cơ quan quản lý và bộ phận liên quan.
2. Quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Áp dụng hóa đơn điện tử trong quá trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ là một quy trình quan trọng được quy định cụ thể như thế nào? Điều này được phân rõ tại điểm c của khoản 3 Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo quy định này, các cơ sở kinh doanh phải thực hiện việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong trường hợp có hàng hoá hoặc dịch vụ được xuất khẩu (bao gồm cả các cơ sở thực hiện gia công hàng hoá xuất khẩu). Trong trường hợp này, khi thực hiện xuất khẩu hàng hoá hoặc dịch vụ, cơ sở kinh doanh phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử. Khi hàng hoá được xuất khẩu để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc đến nơi thực hiện thủ tục xuất khẩu, cơ sở kinh doanh sẽ sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định. Đây là một chứng từ quan trọng để ghi nhận sự lưu thông của hàng hoá trên thị trường. Sau khi hoàn tất các thủ tục liên quan đến việc xuất khẩu hàng hoá, cơ sở kinh doanh sẽ tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng cho các hàng hoá đã được xuất khẩu.
Quy trình này không chỉ là bước quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch xuất khẩu mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý thuế và thương mại của cơ sở kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sự phức tạp trong quản lý tài chính và thuế, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và kiểm tra bởi các cơ quan quản lý nhà nước. Ngoài ra, việc áp dụng hóa đơn điện tử còn có ý nghĩa quan trọng trong việc thúc đẩy sự chuyển đổi số trong kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, việc chuyển sang hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian, chi phí cho các cơ sở kinh doanh. Đồng thời, việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hóa đơn cũng tạo ra cơ sở dữ liệu rõ ràng và dễ dàng truy cập, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh của cơ sở.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng mang lại những lợi ích môi trường bằng cách giảm thiểu sử dụng giấy và các tài liệu in ấn. Điều này phản ánh cam kết của cơ sở kinh doanh trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh bền vững và bảo vệ môi trường. Đồng thời, việc giảm thiểu sử dụng giấy cũng góp phần giảm thiểu rủi ro về mất mát thông tin và tài liệu do sự hư hỏng hoặc mất mát vật lý. Tóm lại, việc áp dụng hóa đơn điện tử trong quá trình xuất khẩu hàng hoá và cung cấp dịch vụ không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích cho cả cơ sở kinh doanh và môi trường. Qua đó, việc thúc đẩy sự chuyển đổi số trong quản lý kinh doanh và thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và bền vững.
3. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp chế xuất xuất khẩu sản phẩm?
Thời điểm mà doanh nghiệp chế xuất và xuất khẩu sản phẩm cần phải lập hóa đơn điện tử là khi nào? Điều này được quy định rõ trong khoản 1 của Điều 9 trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, kể từ ngày 01/7/2022, các doanh nghiệp trong lĩnh vực chế xuất và xuất khẩu sản phẩm, cũng như các trường hợp xuất khẩu hàng hóa và phải nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, phải tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử. Thời điểm cụ thể được xác định là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, bất kể việc thanh toán đã được thực hiện hay chưa. Điều này có nghĩa là việc lập hóa đơn điện tử phải diễn ra ngay sau khi hàng hóa được chuyển giao cho bên mua, dù có thanh toán ngay lập tức hay sau này.
Quy định này không phân biệt giữa việc đã nhận được thanh toán hay chưa nhận được thanh toán từ bên mua hàng, theo quy định tại khoản 1 của Điều 9 trong Nghị định số 123/2000/NĐCP ngày 19/10/2020. Điều này giúp tạo ra một cơ sở pháp lý rõ ràng và minh bạch, giúp cho quá trình lập hóa đơn điện tử diễn ra một cách thuận lợi và không gây ra những tranh cãi không cần thiết giữa các bên liên quan. Việc chuyển sang hóa đơn điện tử không chỉ là nhu cầu đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực chế xuất và xuất khẩu sản phẩm. Bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình kế toán và hóa đơn, giảm thiểu các rủi ro về sai sót trong quá trình xử lý thông tin, đồng thời tăng cường tính minh bạch và khả năng theo dõi của cơ quan quản lý thuế. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đối với môi trường, bằng cách giảm lượng giấy tiêu thụ cho việc in hóa đơn truyền thống. Điều này phản ánh cam kết của các doanh nghiệp trong việc thúc đẩy các biện pháp bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.
Tóm lại, việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp chế xuất và xuất khẩu sản phẩm là một phần quan trọng của việc tuân thủ quy định pháp lý và cũng là cơ hội để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm thiểu tác động tiêu cực đối với môi trường. Điều này làm nổi bật sự cần thiết và tính chất tích cực của việc áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh hiện đại.
Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và tốt nhất có thể. Để đảm bảo quý khách nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và đáng tin cậy, chúng tôi đã thiết lập tổng đài 1900.868644 và địa chỉ email [email protected] để quý khách liên hệ trực tiếp với chúng tôi.
