1. Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in
Căn cứ theo quy định tại khoản 5 của Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định cụ thể như sau về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, về việc xử lý chuyển tiếp trong lĩnh vực thuế thu nhập cá nhân, chúng ta thấy rõ sự liên kết và chặt chẽ với các văn bản hướng dẫn và quy định khác của Bộ Tài chính. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục được đặt ra với các nguyên tắc và quy định cụ thể.
Theo đó, từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp và tổ chức cá nhân sẽ bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, nhất là trong trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Quy định này đặt ra một sự thách thức và đồng thời là cơ hội cho các doanh nghiệp và tổ chức cá nhân để nhanh chóng thích ứng và tích hợp các hệ thống chứng từ điện tử. Việc này không chỉ đồng bộ hóa quy trình quản lý tài chính mà còn góp phần vào quá trình hiện đại hóa và số hóa trong lĩnh vực kế toán và thuế.
Ngoài ra, việc duy trì việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC (đã hết hiệu lực ngày 01/07/2022, chưa có văn bản thay thế) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 là một biện pháp trung gian để đảm bảo tính ổn định và dễ dàng cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi.
Do đó thì việc thay đổi hình thức sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một bước quan trọng, cần được thực hiện một cách linh hoạt và có kế hoạch để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ đúng theo quy định pháp luật, đồng thời mở ra những tiềm năng và cơ hội phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo.
Như vậy kể từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN
2. Các thông tin có trong chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định chi tiết tại khoản 2 Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải bao gồm một loạt các thông tin chi tiết và bắt buộc để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp. Các nội dung cụ thể được quy định tại khoản 1 Điều 32 của Nghị định này, và bao gồm:
- Thông tin về chứng từ: Tên chứng từ khấu trừ thuế. Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế. Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế. Số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin về người nộp thuế: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu có mã số thuế). Quốc tịch của người nộp thuế (nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam).
- Thông tin về thu nhập chịu thuế: Khoản thu nhập. Thời điểm trả thu nhập. Tổng thu nhập chịu thuế. Số thuế đã khấu trừ. Số thu nhập còn được nhận. Thông tin về lập chứng từ: Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Chữ ký của người trả thu nhập: Họ tên của người trả thu nhập. Chữ ký của người trả thu nhập.
Ngoài ra, quan trọng để lưu ý là trong trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký số. Điều này đảm bảo tính bảo mật và uy tín của chứng từ, đồng thời tuân thủ các quy định về chứng thực điện tử và an toàn thông tin.
Sự chi tiết và rõ ràng trong các thông tin yêu cầu trên giúp đảm bảo quá trình quản lý thuế diễn ra hiệu quả, tránh những hiểu lầm và tranh chấp có thể phát sinh từ sự không rõ ràng trong việc lập và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Thông tin chi tiết giúp tạo ra một hệ thống minh bạch trong quá trình quản lý thuế. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật mà còn tăng cường niềm tin từ phía cơ quan thuế. Sự rõ ràng và chi tiết trong chứng từ giúp tránh hiểu lầm từ phía cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Các thông tin chính xác và đầy đủ giảm nguy cơ xảy ra tranh chấp thuế do sự không rõ ràng. Quá trình kiểm tra và xử lý thông tin trở nên dễ dàng hơn với các chứng từ chi tiết. Điều này giúp tăng cường hiệu suất công việc của cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Sự chi tiết và rõ ràng giảm rủi ro pháp lý liên quan đến việc chứng từ không đầy đủ hoặc không chính xác. Điều này có thể giảm nguy cơ bị kiện tụng và các vấn đề pháp lý khác. Việc có các thông tin chi tiết trong chứng từ điện tử cũng là yếu tố thúc đẩy sự chuyển đổi từ hình thức chứng từ giấy sang chứng từ điện tử. Sự minh bạch và tiện lợi từ chứng từ điện tử có thể khuyến khích doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với các tiêu chuẩn mới.
3. Tại sao cần sử dụng chứng từ điện tử trong khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Việc sử dụng chứng từ điện tử trong quá trình khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mang theo nhiều ý nghĩa quan trọng và tích cực, đồng thời thể hiện sự tiến bộ trong việc áp dụng công nghệ trong lĩnh vực thuế. Dưới đây là một số ý nghĩa của việc này:
- Tiện lợi linh hoạt: Chứng từ điện tử mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Quá trình lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin trở nên đơn giản hóa, giảm bớt thủ tục giấy tờ, và tăng cường khả năng truy cập thông tin từ xa. Với chứng từ điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa thông qua các thiết bị di động hoặc máy tính. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa được khuyến khích.Với chứng từ điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa thông qua các thiết bị di động hoặc máy tính. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa được khuyến khích.
- Giảm rủi ro và hư hại: So với chứng từ giấy, chứng từ điện tử giảm nguy cơ mất mát và hư hại do yếu tố môi trường, thời tiết, hoặc các yếu tố tự nhiên khác. Thông tin được lưu trữ an toàn và dễ dàng sao lưu, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Tăng cường an ninh thông tin: Hệ thống chứng từ điện tử thường đi kèm với các biện pháp bảo mật cao, bao gồm chữ ký số và các phương tiện xác minh khác. Điều này giúp bảo vệ tính toàn vẹn và an ninh của thông tin thuế, ngăn chặn rủi ro gian lận và truy cứu trách nhiệm.
- Tối ưu hóa quá trình xử lý: Chứng từ điện tử giúp tối ưu hóa quá trình xử lý thông tin thuế. Dữ liệu có thể được tự động nhập vào các hệ thống kế toán và thuế, giảm bớt công sức và thời gian so với việc xử lý thủ công.
- Góp phần bảo vệ môi trường: Việc sử dụng chứng từ điện tử đóng góp vào môi trường xanh và bền vững. Giảm lượng giấy tiêu thụ không chỉ giúp bảo vệ nguồn tài nguyên tự nhiên mà còn giảm lượng rác thải và khí nhà kính.
- Tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và người nộp thuế: Doanh nghiệp và người nộp thuế có thể theo dõi và quản lý thông tin tài chính của họ một cách dễ dàng hơn thông qua hệ thống chứng từ điện tử. Điều này tạo ra sự thuận lợi và tự chủ trong việc quản lý thuế cá nhân và doanh nghiệp.
Như vậy thì việc áp dụng chứng từ điện tử trong quá trình khấu trừ thuế TNCN mang lại nhiều lợi ích về hiệu quả, tiện lợi, an toàn thông tin và bảo vệ môi trường, góp phần tạo nên một hệ thống thuế hiện đại và linh hoạt.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Hòa Nhựt về vấn đề trên. Nếu quý khách hàng còn có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài: 1900.868644 hoặc email: [email protected] để được hỗ trợ tư vấn. Xin trân trọng cảm ơn!
