1. Người nào có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động?
Theo Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chịu trách nhiệm quản lý lao động theo các quy định sau đây:
- Phải lập, cập nhật, quản lý, và sử dụng sổ quản lý lao động, có thể là bản giấy hoặc bản điện tử, và khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, phải xuất trình sổ quản lý lao động này.
- Cần khai trình về việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, đồng thời định kỳ báo cáo về tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động tới cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Vì vậy, người sử dụng lao động phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, và sử dụng sổ quản lý lao động, có thể là bản giấy hoặc bản điện tử theo quy định của pháp luật.
2. Sổ quản lý lao động quy định những vấn đề gì?
Theo quy định tại khoản 1 của Điều 3 trong Nghị định 145/2020/NĐ-CP về sổ quản lý lao động, việc lập, cập nhật, quản lý, và sử dụng sổ quản lý lao động, như đã quy định tại khoản 1 của Điều 12 trong Bộ luật Lao động, được thực hiện theo các điều sau đây:
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải thực hiện việc lập sổ quản lý lao động tại địa điểm đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện của mình.
- Sổ quản lý lao động có thể được lập dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, nhưng phải đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin cơ bản về người lao động, bao gồm: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, tham gia bảo hiểm xã hội, mức lương, nâng bậc, nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
- Người sử dụng lao động chịu trách nhiệm thể hiện và cập nhật các thông tin theo quy định tại khoản 2 của Điều này, bắt đầu từ ngày người lao động bắt đầu công việc. Họ cũng phải quản lý, sử dụng, và xuất trình sổ quản lý lao động khi được cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan yêu cầu, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Do đó, việc quản lý lao động của người sử dụng lao động đặt ra trách nhiệm quan trọng trong việc duy trì và thực hiện sổ quản lý lao động. Sổ này chứa đựng một loạt các thông tin quan trọng về người lao động, bao gồm:
- Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch của người lao động.
- Nơi cư trú của người lao động.
- Số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người lao động.
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật và bậc trình độ kỹ năng nghề của người lao động.
- Vị trí việc làm của người lao động.
- Loại hợp đồng lao động mà người lao động ký kết.
- Thời điểm bắt đầu làm việc của người lao động.
- Thông tin về tham gia bảo hiểm xã hội.
- Mức lương, nâng bậc, và nâng lương của người lao động.
- Số ngày nghỉ trong năm.
- Số giờ làm thêm.
- Chi tiết về chế độ học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, và nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
- Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
- Thông tin về chế độ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do cho việc chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Xử phạt DN không xuất trình được sổ quản lý lao động khi có yêu cầu
Tại điểm d của khoản 2 của Điều 8 trong Nghị định 12/2022/NĐ-CP, có các quy định phạt như sau:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động trong trường hợp có một trong các hành vi sau đây:
+ Không thực hiện khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;
+ Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;
+ Không hiển thị, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;
+ Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
+ Phân biệt đối xử trong lao động, trừ các trường hợp phân biệt đối xử được quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 của Nghị định này;
+ Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc không có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc yêu cầu sự đào tạo hoặc chứng chỉ đó;
+ Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
+ Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.
Lưu ý: Theo khoản 1 của Điều 6 trong Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt tiền tương ứng là gấp đôi mức phạt đối với cá nhân, nghĩa là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Do đó, việc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật khi lập sổ quản lý lao động sẽ dẫn đến xử phạt với mức tiền từ 10 - 20 triệu đồng (đối với tổ chức).
4. Thủ tục tiến hành cấp sổ lao động
4.1. Đối với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội của các tỉnh, thành phố phải có sự tự chủ trong việc xác định đối tượng cần được cấp sổ lao động, dựa trên số lượng đăng ký từ các đơn vị (Trung ương và địa phương) trên địa bàn quản lý. Quá trình đăng ký mua sổ lao động diễn ra như sau: Đơn vị hạch toán độc lập nằm trên địa bàn của một địa phương nào thì sẽ thực hiện việc đăng ký mua sổ tại địa phương đó. Còn đối với các đơn vị thuộc các Tổng công ty, Công ty liên hiệp như Tổng cục Đường sắt, Tổng cục Bưu điện, Năng lượng... thì mọi hoạt động đăng ký sổ tập trung vào một đầu mối như liên hiệp, công ty. Các đơn vị nằm ở các địa điểm khác chỉ là một bộ phận cấu thành, và đầu mối để đăng ký mua sổ là văn phòng của công ty, liên hiệp, và mua tại địa phương của văn phòng đó.
- Để chuẩn bị cho quá trình cấp sổ lao động, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cần thiết lập hệ thống sổ sách riêng (bao gồm sổ cái và các loại sổ khác được quy định bởi thông tư) và phải có đội ngũ cán bộ để theo dõi chặt chẽ quá trình cấp sổ ngay từ ngày đầu tiên. Sổ lao động được phát theo danh sách trích ngang của từng đơn vị và ghi số và ký hiệu riêng (tuân theo quy định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội). Việc quy định ký hiệu riêng theo từng lĩnh vực kinh tế giúp các Sở có khả năng theo dõi và quản lý lao động xã hội trên từng khu vực. Ví dụ, nhà máy 8-3 thuộc Bộ công nghiệp nhẹ sẽ có ký hiệu là - TW.
- Liên quan đến kinh phí mua sổ lao động, mỗi đơn vị cần chuẩn bị kinh phí và đăng ký mua sổ lao động tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội địa phương. Kinh phí mua sổ được đơn vị tạm ứng trước và sẽ được thu lại sau khi đã cấp sổ cho người lao động. Quá trình giao nhận sổ lao động giữa Sở và đơn vị sẽ được thực hiện thông qua việc nhận trực tiếp tại Sở hoặc qua dịch vụ bưu điện. Trong trường hợp nhận qua bưu điện, đơn vị sẽ chịu trách nhiệm thanh toán chi phí bưu phí cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
4.2. Đối với các đơn vị khi tiến hành làm sổ lao động
- Trước hết, thủ trưởng đơn vị cần thấu hiểu đúng chủ trương của Nhà nước trong việc ban hành sổ lao động. Từ đó, đơn vị phải tổ chức phổ biến chủ trương và quy trình thực hiện cho cán bộ chủ chốt trong các phòng, ban, đảm bảo rằng họ hiểu rõ mục đích và yêu cầu của việc cấp sổ lao động. Sau đó, đơn vị phải tiếp tục tổ chức phổ biến thông tin đến từng người lao động, giúp họ nhận thức rõ về quyền lợi và trách nhiệm của mình trước khi bắt đầu quá trình thực hiện.
- Trong trường hợp đơn vị chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động trước, trước khi cấp sổ lao động, đơn vị cần xem xét lại toàn bộ kế hoạch sản xuất để có sắp xếp và bố trí lại lao động nhằm đáp ứng đúng yêu cầu sản xuất. Đối với những người đủ điều kiện chuyển sang ký hợp đồng lao động, đơn vị cần tổ chức để họ ký hợp đồng và sau đó cấp sổ lao động.
- Trong trường hợp đơn vị đã thực hiện ký hợp đồng lao động, quy trình cấp sổ lao động sẽ được thực hiện theo thứ tự cấp cho những người đã ký hợp đồng trước. Tiếp theo, đơn vị sẽ cấp sổ lao động cho những người chưa ký hợp đồng lao động.
- Quá trình ghi chép thông tin vào sổ lao động đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ để đảm bảo rằng mọi thông tin được ghi lại đều phản ánh đúng về thông tin của người lao động.
Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email:[email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!
