1. Hoá đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là một loại tài liệu chứng từ do nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng để xác nhận việc bán hàng hoặc dịch vụ đã được thực hiện và tiền đã được thanh toán. Đây là một bước quan trọng trong quá trình thanh toán tiền cho nhà cung cấp và đồng thời quản lý chi phí của doanh nghiệp.
Các thông tin trên hoá đơn đầu vào bao gồm một số các thông tin sau:
Mã số hóa đơn: Mã số hoá đơn được hiểu là số thứ tự của hoá đơn, giúp cho việc tra cứu và quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.
Thông tin về nhà cung cấp: Hoá đơn đầu vào là một chứng từ rất quan trọng trong việc khấu trừ thuế và bảo đảm hoạt động quản lý về thuế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, do đó, các thông tin về nhà cung cấp cơ bản cần phải có bao gồm: thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp.
Thông tin về khách hàng: Bao gồm tên, địa chỉ của khách hàng.
Ngày phát hành hóa đơn: Là ngày mà hóa đơn được phát hành.
Mã số hóa đơn: Mã số hoá đơn là mã số định danh cho hóa đơn, giúp cho việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.
Số lượng và đơn giá: Là thông tin về số lượng và đơn giá của hàng hoá hoặc dịch vụ được cung cấp.
Tổng giá trị hóa đơn: Là tổng số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp.
Hoá đơn đầu vào có giá trị rất quan trọng đối với quá trình quản lý tài chính và kế toán cũng như có vai trò rất quan trọng trong việc tính toán chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, hoá đơn đầu vào có có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra tài chính của doanh nghiệp.
- Đối với quá trình quản lý tài chính và kế toán: Hóa đơn đầu vào được xem như chứng từ hợp lệ để thanh toán cho nhà cung cấp. Do đó hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được các chi phí và tránh việc bị lãng phí tiền bạc. Ngoài ra, hóa đơn đầu vào là một trong những cơ sở để tính thuế giá trị gia tăng (VAT) và các khoản thuế khác liên quan đến tài chính để từ tính toán giá vốn và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
- Đối với việc tính toán chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ: Trong quá trình tính toán chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, hóa đơn đầu vào có vai trò cung cấp các thông tin chi tiết về chi phí đã bị chi trả để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp tính toán được chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
- Đối với quá trình kiểm tra tài chính của doanh nghiệp: Các bộ phận kiểm toán hoặc các cơ quan quản lý thuế sẽ sử dụng hóa đơn đầu vào để kiểm tra tính hợp lệ của các khoản chi phí, thuế phải nộp và các khoản giá trị gia tăng đã được khấu trừ.
Các loại chứng từ thường đi kèm với hoá đơn đầu vào bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, sác mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào.
- Phiếu nhập kho: Với hàng hóa mua vào.
- Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
- Biên bản thanh thanh lý hợp đồng mua bán
2. Quy định của pháp luật về thời hạn kê khai hoá đơn đầu vào
Theo quy định khoản 1 Điều 12 Luật thuế giá trị gia tăng 2008:
- Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế giá trị gia tăng đầu vào không được bồi thường của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng bị tổn thất;
- Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hoá, dịch vụ sử dụng đồng thời cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế thì chỉ được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hoá, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng. Cơ sở kinh doanh phải hạch toán riêng thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ; trường hợp không hạch toán riêng được thì thuế đầu vào được khấu trừ tính theo tỷ lệ % giữa doanh thu của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng so với tổng doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán ra;
- Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hoá, dịch vụ bán cho tổ chức, cá nhân sử dụng nguồn vốn viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại được khấu trừ toàn bộ;
- Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hoá, dịch vụ sử dụng cho hoạt động tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ dầu, khí được khấu trừ toàn bộ;
- Thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng đó. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
Như vậy, theo quy định về khấu trừ thuế, thời gian kê khai hoá đơn đầu vào để làm căn cứ khấu trừ thuế dduocj quy định là trong tháng phát sinh, nghĩa là, hoá đơn phát sinh trong tháng nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng đó. Nếu việc kê khai sai sót, thì doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp.
Và theo quy định Điều 47 Luật quản lý thuế 2019:
- Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
- Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định theo quy định của pháp luật
- Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
+ Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định
+ Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.
3. Bắt buộc kê khai hoá đơn đầu vào hay không?
Theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, hoá đơn đầu vào là căn cứ để khấu trừ thuế. Việc kê khai hoá đơn đầu vào hay không là quyền của doanh nghiệp. Bởi việc không kê khai hoá đơn đầu vào sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của doanh nghiệp.
Việc doanh nghiệp không kê khai hoá đơn đầu vào, doanh nghiệp sẽ có chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật để làm căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Việc không kê khai hoá đơn đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của doanh nghiệp, và theo quy định của pháp luật đây không phải là hành vi vi phạm pháp luật.
Mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng gửi về số Hotline 1900.868644 hoặc địa chỉ email [email protected] để được giải đáp. Trân trọng!
