1. Hồ sơ công chức là gì?
Khái niệm hồ sơ công chức hiện nay đã được đề cập tại Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. Theo đó, khoản 1 Điều 4 Thông tư này đã quy định:
"Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng."
Theo đó, hồ sơ công chức sẽ phản ánh, chứa đựng những thông tin cơ bản nhất về người công chức, bao gồm:
(i) Nguồn gốc xuất thân;
(ii) Quá trình học tập, công tác;
(iii) Hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ và năng lực;
(iv) Các mối quan hệ gia đình và xã hội; và
(v) các thông tin, tài liệu có liên quan khác được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ ngày được tuyển dụng.
Từ đây có thể thấy, hồ sơ công chức là một trong những tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý không thể thiếu đối với công tác quản lý công chức. Hồ sơ công chức sẽ là công cụ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý để tìm hiểu một cách toàn diện về cá nhân của người công chức, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để xác định phẩm chất chính trị, khả năng làm việc, đạo đức, hoàn cảnh gia đình, và quan hệ xã hội của họ. Điều này hỗ trợ việc quản lý, đào tạo, và bố trí công chức. Đồng thời, hồ sơ công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý thực hiện chế độ chính sách đối với công chức một cách toàn diện và chính xác hơn; cũng như sử dụng để đánh giá, tuyển chọn, và khen thưởng những công chức xuất sắc và là nguồn thông tin quan trọng cho việc thực hiện chế độ bảo hiểm cho công chức.
2. Quy định của pháp luật hiện hành về bảo quản, lưu trữ hồ sơ công chức
2.1. Nguyên tắc bảo quản, lưu trữ hồ sơ công chức
Việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ công chức hiện nay nhất thiết phải tuân theo theo 05 nguyên tắc cơ bản, quan trọng về quản lý hồ sơ công chức được quy định tại Điều 8 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cụ thể như sau:
Một là, việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức, đồng thời nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.
Hai là, công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.
Ba là, hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.
Bốn là, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận.
Năm là, hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.
2.2. Trình tự lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức
Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức phải được thực hiện đầy đủ theo trình tự các bước được quy định tại khoản 1 Điều 14 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ như sau:
- Bước 1: Lập sổ hồ sơ;
- Bước 2: Phân loại tài liệu;
- Bước 3: Lập phiếu liệt kê tài liệu;
- Bước 4: Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;
Bước 5: Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
Việc tuân theo trình tự lần lượt các bước nói trên sẽ đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ đúng cách, quy định pháp luật, nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ.
2.3. Yêu cầu trong lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức
Để công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức đạt hiệu quả cao nhất, tránh làm mất mát, thất lạc hồ sơ thì việc lưu trữ hồ sơ công chức phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
Yêu cầu thứ nhất, sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ;
Yêu cầu thứ hai, tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
Yêu cầu thứ ba, ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);
Yêu cầu thứ tư, việc lưu trữ hồ sơ công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác.
Bên cạnh những yêu cầu trong việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ thì quá trình này còn phải đảm bảo các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản như sau:
- Các trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán, ... phải bảo đảm hồ sơ công chức được lưu giữ lâu dài;
- Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản; đồng thời định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;
- Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính như quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 14 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ;
Đặc biệt, công chức làm công tác quản lý hồ sơ sẽ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước.
Ngoài ra, quá trình lưu giữ hồ sơ công chức còn phải tuân theo quy trình được quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cụ thể:
Một là, luôn kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;
Hai là, loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;
Ba là, đối với trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hồ sơ công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức.
Công ty Luật Hòa Nhựt gửi lời tri ân chân thành đến quý vị vì đã ủng hộ và tin tưởng chúng tôi. Chúng tôi cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng quý vị trong mọi vấn đề pháp lý hoặc câu hỏi có thể xuất hiện.
Mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng gửi về số Hotline 1900.868644 hoặc địa chỉ email [email protected] để được giải đáp. Trân trọng!
