1. Thế nào là lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng?
Văn bản công chứng có thể được hiểu như sau:
Công chứng là quá trình mà một chuyên gia công chứng, hoạt động trong một tổ chức có thẩm quyền, xác nhận tính hợp pháp và tính xác thực của một hợp đồng hoặc giao dịch dân sự bằng văn bản. Công chứng đảm bảo rằng tài liệu đó đáp ứng các yêu cầu về tính chính xác và hợp pháp, không vi phạm đạo đức xã hội, dưới dạng bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Điều này phải tuân theo quy định của pháp luật, và có thể được yêu cầu bởi cá nhân hoặc tổ chức có liên quan, tuân theo quy định trong Luật công chứng năm 2014.
Văn bản công chứng bao gồm các hợp đồng, giao dịch, hoặc bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật công chứng năm 2014.
Trong một số trường hợp, văn bản công chứng có thể xuất hiện những lỗi nhỏ và cơ bản như việc sử dụng sai chính tả, hoặc có những sơ suất nhầm lẫn thông tin trong quá trình đánh máy. Khi xảy ra những sai sót này, cần phải áp dụng các quy định của pháp luật để sửa lỗi một cách thích hợp.
Theo quy định tại Điều 50, Khoản 1 của Luật Công chứng năm 2014, lỗi kỹ thuật là các sai sót xảy ra trong quá trình ghi chép, đánh máy, hoặc in ấn trong văn bản công chứng, nhưng những sai sót này không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào hợp đồng hoặc giao dịch.
Sai sót trong quá trình công chứng hợp đồng hoặc giao dịch có thể được phân chia thành hai loại chính:
- Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng: Đây là các sai sót xuất phát từ việc ghi chép, đánh máy, hoặc in ấn trong văn bản công chứng. Tuy nhiên, lỗi kỹ thuật này chỉ được coi là sai sót khi chúng không có tác động đáng kể đến quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào hợp đồng hoặc giao dịch (điều này tuân theo Điều 50, Khoản 1 của Luật Công chứng 2014).
- Các loại sai sót khác: Ngoài lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, còn có thể xuất hiện các sai sót khác có thể ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của các bên tham gia. Trong trường hợp các sai sót này làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của các bên, thì cần phải tiến hành sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng hoặc giao dịch.
Để giải quyết các vấn đề này, cần có sự thoả thuận bằng văn bản từ tất cả các bên tham gia vào hợp đồng hoặc giao dịch. Điều này phải tuân theo quy định tại Điều 7, Khoản 2 của Luật Công chứng, mà cấm việc yêu cầu công chứng viên cung cấp tài liệu hoặc thông tin sai sự thật, hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, đã bị tẩy xoá hoặc sửa đổi trái luật, dẫn đến sai sót trong nội dung của văn bản công chứng và có thể ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên. Do đó, việc xử lý sai sót trong văn bản công chứng phụ thuộc vào loại sai sót và ảnh hưởng của nó đối với hợp đồng hoặc giao dịch cụ thể.
2. Sửa lỗi đánh máy, chính tả trong văn bản công chứng thế nào?
Trong những năm gần đây, giá trị của giấy tờ công chứng đã trở nên ngày càng quan trọng, khiến nhu cầu về việc công chứng của cả cá nhân lẫn tổ chức ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, trong quá trình công chứng, không thể tránh khỏi việc xảy ra sai sót và lỗi kỹ thuật. Chính vì lý do này, hệ thống pháp luật của nước ta đã đưa ra những quy định cụ thể liên quan đến vấn đề này.
Cụ thể, việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng đã được quy định tại Điều 49 của Luật Công chứng 2014, có hiệu lực từ ngày 1/1/2015. Quy định này ghi nhận những điểm sau đây:
- Lỗi kỹ thuật là những sai sót xuất phát từ việc ghi chép, đánh máy, hoặc in ấn trong văn bản công chứng, nhưng những sai sót này không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào hợp đồng hoặc giao dịch.
- Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng ban đầu. Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đóng cửa hoặc chuyển nhượng, thì tổ chức hành nghề công chứng tiếp theo sẽ đảm nhiệm việc sửa lỗi kỹ thuật, và nếu không có tổ chức nào tiếp quản, hồ sơ công chứng sẽ được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng gần nhất.
- Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật cần phải kiểm tra từng sai sót và so sánh chúng với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng. Sau đó, họ sẽ gạch chân vị trí cần sửa lỗi, sau đó thêm chữ, dấu hoặc con số đã được chỉnh sửa vào bên lề, kèm theo chữ ký của họ và dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo cho tất cả người tham gia hợp đồng hoặc giao dịch về việc sửa lỗi kỹ thuật này.
Theo Điều 50 của Luật công chứng 2014, lỗi kỹ thuật là hiểu là các sai sót xuất phát từ quá trình ghi chép, đánh máy, hoặc in ấn trong văn bản công chứng, và việc sửa lỗi này không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào hợp đồng hoặc giao dịch.
Ngoài ra, theo quy định tại điểm b, Khoản 2 của Điều 7 của Luật công chứng 2014, cũng nghiêm cấm các chủ thể là người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin và tài liệu sai sự thật, hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, đã bị tẩy xóa hoặc sửa đổi trái pháp luật để yêu cầu việc công chứng. Các hành vi cố ý liên quan đến cung cấp thông tin và tài liệu sai sự thật, hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, đã bị tẩy xóa hoặc sửa đổi trái pháp luật để yêu cầu công chứng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
Do đó, trong trường hợp văn bản công chứng bị sai sót, chẳng hạn như sai địa chỉ do lỗi trong quá trình ghi chép, đánh máy, hoặc in ấn, thì việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng đó được thực hiện.
3. Thủ tục sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng
Quy định về thủ tục sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng như sau:
Theo Điều 50 Luật Công chứng 2014, việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng ban đầu.
Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể, thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng sẽ thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật như sau:
- Nếu một Phòng công chứng đã được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng, thì hồ sơ công chứng sẽ được quản lý bởi Văn phòng công chứng đó.
- Trong trường hợp một Phòng công chứng bị giải thể, hồ sơ công chứng phải được chuyển giao cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.
- Nếu một Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động, thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.
Trong trường hợp không có thỏa thuận giữa các bên hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh qua đời hoặc bị Tòa án tuyên bố đã qua đời, Sở Tư pháp sẽ chỉ định một Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác để tiếp nhận hồ sơ công chứng.
Trong tình huống này, các công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật phải đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng. Họ sẽ gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được chỉnh sửa vào bên lề của văn bản kèm theo chữ ký của họ và dấu của tổ chức hành nghề công chứng, theo quy định của pháp luật hiện hành.
Công chứng viên sẽ chịu trách nhiệm thông báo cho các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch về việc sửa lỗi kỹ thuật đó.
Mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng gửi về số Hotline 1900.868644 hoặc địa chỉ email [email protected] để được giải đáp. Trân trọng!
