1. Điều kiện để hồ sơ mời thầu được phép phát hành đối với gói thầu mua sắm thường xuyên
Dựa theo Điều 7 của Luật Đấu thầu 2013, quy định về điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu như sau: Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu: Hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu cho một gói thầu chỉ có thể được cung cấp để chọn nhà thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:
+ Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được chấp thuận;
+ Hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu đã được phê duyệt, bao gồm các mục tiêu và yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu, các yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng, điều kiện chung, và các điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng, cùng với các thông tin khác cần thiết;
+ Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn đã được đăng tải theo quy định của Luật này. Thông báo mời thầu hoặc chào hàng cần được công bố công khai theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và công bằng trong việc chọn nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ.;
+ Nguồn vốn cho gói thầu đã được xác định và sắp xếp theo tiến độ thực hiện của gói thầu. Quá trình này đảm bảo rằng nguồn vốn được quản lý một cách hiệu quả và tuân theo kế hoạch tiến độ thực hiện của gói thầu, giúp đảm bảo rằng dự án hoặc hợp đồng được hoàn thành một cách thành công;
+ Nội dung, danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ, và dự toán đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trong trường hợp mua sắm thường xuyên hoặc mua sắm tập trung. Nội dung cụ thể của sản phẩm hoặc dịch vụ cần được xác định và mô tả rõ ràng. Người có thẩm quyền thường phê duyệt mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm đặc điểm kỹ thuật, tính năng, và các yêu cầu kỹ thuật khác. Danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ cần được xác định và liệt kê một cách chi tiết. Các mặt hàng hoặc dịch vụ cần mua sắm thường được xác định và ghi rõ trong danh mục này;
+ Bảo đảm việc bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện của gói thầu.
Theo quy định nêu trên, hồ sơ mời thầu cho các gói thầu mua sắm thường xuyên phải tuân thủ mọi điều kiện liên quan đến kế hoạch, hồ sơ, thông báo,... Đối với các gói thầu mua sắm thường xuyên, cần đảm bảo rằng nội dung, danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ, và dự toán đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
2. Các căn cứ để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với gói thầu mua sắm thường xuyên
Dựa theo Khoản 2 của Điều 34 trong Luật Đấu thầu 2013, quy định về việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho mua sắm thường xuyên như sau: Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với mua sắm thường xuyên dựa trên:
+ Xác định tiêu chuẩn và định mức của trang thiết bị, phương tiện làm việc cần thiết cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức; cũng như xem xét việc thay thế, mua bổ sung hoặc mua sắm mới các trang thiết bị, phương tiện làm việc để đáp ứng nhu cầu công việc;
+ Chấp thuận quyết định mua sắm. Đây là một bước quan trọng trong quá trình quản lý mua sắm, đảm bảo rằng quyết định này được thực hiện theo quy định và có sự chấp thuận từ người có thẩm quyền;
+ Xác định và chấp thuận nguồn vốn và dự toán cho mua sắm thường xuyên. Quá trình này đảm bảo rằng mua sắm được thực hiện có kế hoạch và đủ nguồn tài chính để hỗ trợ nó, đồng thời đảm bảo rằng quy trình quản lý tài chính được thực hiện theo quy định và tiêu chuẩn;
+ Đối với các trường hợp có Đề án mua sắm trang bị cho toàn ngành được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, phải tuân theo quy định. Các quy định và hướng dẫn sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực và phạm vi của Đề án mua sắm, nhưng việc tuân thủ chúng rất quan trọng để đảm bảo rằng mua sắm trang bị cho toàn ngành được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng mục tiêu quốc gia;
+ Dựa vào kết quả thẩm định giá, nếu có, của cơ quan hoặc tổ chức có chức năng cung cấp dịch vụ thẩm định giá hoặc báo giá. Kết quả của quá trình này thường có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị và tính chất công bằng của mua sắm hoặc giao dịch tương tự.
Như vậy, để xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho gói thầu mua sắm thường xuyên, các yếu tố cần được cân nhắc bao gồm:
+ Xác định tiêu chuẩn và định mức của trang thiết bị và phương tiện làm việc, dựa trên nhu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cũng như của cán bộ, công chức, và viên chức. Điều này bao gồm việc xem xét các trang thiết bị và phương tiện làm việc hiện có và xác định xem cần thay thế, mua bổ sung, hoặc mua sắm mới để đảm bảo hiệu suất công việc.
+ Chấp thuận quyết định mua sắm, đảm bảo rằng quyết định này đã được phê duyệt.
+ Xác định nguồn vốn và dự toán cần thiết cho việc mua sắm thường xuyên, và đảm bảo rằng chúng đã được phê duyệt.
+ Nếu có Đề án mua sắm trang bị cho toàn ngành và Đề án này đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, thì cần tuân theo quy định của Đề án.
+ Dựa vào kết quả thẩm định giá, nếu có, từ cơ quan hoặc tổ chức có chức năng thực hiện thẩm định giá hoặc báo giá.
3. Gói thầu mua sắm thường xuyên dưới 50 triệu đồng có cần phải ký hợp đồng với nhà cung cấp không?
Theo Điều 26 của Luật Đấu thầu 2013, quy định về việc lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư trong trường hợp đặc biệt, nội dung được sắp xếp như sau:
Lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư trong trường hợp đặc biệt: Khi một gói thầu hoặc dự án có những điều kiện đặc biệt và riêng biệt mà không thể áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư quy định tại các Điều 20, 21, 22, 23, 24 và 25 của Luật này, người có thẩm quyền phải trình Thủ tướng Chính phủ để xem xét và quyết định phương án lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư.
Căn cứ vào Điều 3 của Quyết định số 17/2019/QĐ-TTg, quy định danh mục các gói thầu và nội dung mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên và việc áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, danh mục gói thầu và nội dung mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên số 19 quy định rằng các gói thầu có giá trị không vượt quá 50.000.000 đồng nằm trong trường hợp được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt.
Theo quy định tại Khoản 7 của Điều 4 trong Quyết định số 17/2019/QĐ-TTg, quy trình lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt cho các gói thầu quy định tại khoản 19 của Điều 3 trong Quyết định này là như sau: Thủ trưởng cơ quan hoặc đơn vị quyết định việc mua sắm và phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong việc quản lý nguồn lực công và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Tuy nhiên, trong trường hợp này, không bắt buộc phải ký hợp đồng với nhà cung cấp, nhưng phải bảo đảm tuân thủ chế độ hoá đơn và chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật, mà không cần lập, thẩm định, hoặc phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Vì vậy, đối với các gói thầu có giá trị không vượt quá 50.000.000 đồng và thuộc trường hợp được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, không bắt buộc ký hợp đồng với nhà cung cấp, nhưng vẫn phải đảm bảo việc xử lý chứng từ và hoá đơn đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Nếu có bất cứ thắc mắc nào về vấn đề này hay gặp phải bất kì vấn đề pháp lý nào khác, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.868644 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: [email protected] để được giải đáp nhanh chóng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết. Trân trọng!
