1. Khi nào cần yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu?
Trong quá trình đấu thầu, việc nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu thường đòi hỏi nhiều bổ sung và làm rõ từ bên mời thầu. Điều này được quy định trong Khoản 1 và Khoản 2, Điều 16 của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP như sau:
- Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ Hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trong trường hợp Hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, bên mời thầu yêu cầu nhà thầu bổ sung và làm rõ tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật và tài chính trong Hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải tuân thủ nguyên tắc không thay đổi nội dung cơ bản đã nộp và không thay đổi giá dự thầu.
- Trong trường hợp sau khi đóng thầu, nhà thầu phát hiện Hồ sơ dự thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, nhà thầu có quyền gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét và đánh giá các tài liệu làm rõ từ nhà thầu. Các tài liệu bổ sung và làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của Hồ sơ dự thầu.
Như vậy, có hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu.
Điều này là trách nhiệm của bên mời thầu khi phát hiện Hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu hoặc các nội dung đề xuất kỹ thuật, tài chính chưa đủ rõ để đánh giá và kết luận. Bên mời thầu có trách nhiệm yêu cầu nhà thầu cung cấp bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm mà không dựa trên Hồ sơ dự thầu đã nộp và đánh giá sai năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu. Tuy nhiên, bên mời thầu gặp khó khăn trong việc làm rõ Hồ sơ dự thầu của nhà thầu, vì phải đảm bảo không tiết lộ thông tin liên quan đến Hồ sơ dự thầu trong quá trình đánh giá theo khoản 7 Điều 89 của Luật Đấu thầu 2013 và đồng thời phải tiếp nhận và đánh giá tài liệu để đảm bảo nguyên tắc không thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu, theo khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Ví dụ cụ thể để minh họa tình huống này là khi Hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu chứng minh khả năng huy động 04 xe ô tô tự đổ, tải trọng >=10 tấn để thực hiện gói thầu. Nhà thầu đề xuất 04 xe thuộc sở hữu của họ, trong đó có 03 xe có đầy đủ tài liệu chứng minh, còn 01 xe X thiếu một số tài liệu (bị thiếu trang đính kèm). Bên mời thầu không thể gửi thông báo nói rõ "Nhà thầu đang thiếu tài liệu chứng minh cho xe X, thiếu giấy tờ để chứng minh sở hữu và tài liệu chứng minh tải trọng >=10 tấn như đăng ký xe/đăng kiểm". Việc không thể trực tiếp nêu rõ này dẫn đến tình huống bên mời thầu phải làm rõ nhiều lần, đôi khi nhà thầu không hiểu ý của bên mời thầu hoặc cảm thấy bức xúc không hiểu bên mời thầu muốn gì. Đôi khi cũng không loại trừ trường hợp bên mời thầu "cố tình" sử dụng cách làm rõ để làm khó nhà thầu. Trong trường hợp này, để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả, bên mời thầu nên gửi lời mời nhà thầu đến trực tiếp để làm rõ vấn đề. Trong buổi làm rõ, hai bên nên lập văn bản theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
- Trường hợp 2: Đối với nhà thầu khi phát hiện Hồ sơ dự thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, nhà thầu có quyền gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình.
Thông thường, trong Hồ sơ mời thầu (đối với đấu thầu không qua mạng), luôn có mục "Nhà thầu được tự gửi tài liệu để làm rõ Hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu trong vòng: ... ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu". Điều này cho phép nhà thầu có thời gian bổ sung tài liệu quan trọng (không phải tài liệu ảnh hưởng đến điều kiện tiên quyết) mà khi không có tài liệu này, có thể ảnh hưởng đến kết quả chấm điểm/xếp hạng, và kết quả có thể thay đổi từ "không đạt" thành "đạt". Tài liệu thiếu của nhà thầu thường khác nhau trong từng cuộc thầu, nhưng thường là các tài liệu như: xác nhận từ chủ đầu tư về chức danh được bổ nhiệm cho công việc tương tự trong gói thầu, xác nhận từ chủ đầu tư về việc hoàn thành hợp đồng đối với công trình tương tự, tài liệu chứng minh thiết bị thi công thuộc sở hữu của nhà thầu hoặc của nhà thầu phụ mà nhà thầu thuê thiết bị từ nhà thầu phụ này (hóa đơn, chứng từ, đăng ký, đăng kiểm), tài liệu chứng minh đặc tính kỹ thuật của thiết bị huy động đáp ứng yêu cầu của gói thầu, v.v. Do đó, đây là quyền lợi hợp pháp và chính đáng của nhà thầu khi phát hiện Hồ sơ dự thầu của mình thiếu một số tài liệu hoặc do lý do thời gian không chuẩn bị kịp các tài liệu đó khi nộp Hồ sơ dự thầu.
2. Thủ tục làm rõ hồ sơ dự thầu
- Trình tự thực hiện:
- Bên mời thầu gửi văn bản yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu đến nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ.
- Nhà thầu gửi văn bản làm rõ kèm theo các tài liệu (nếu có) theo yêu cầu của bên mời thầu.
- Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình.
- Cách thức thực hiện:
- Thông qua dịch vụ bưu chính hoặc viễn thông.
- Trực tiếp tại trụ sở của bên mời thầu.
- Thành phần, số lượng hồ sơ:
Thành phần hồ sơ:
- Văn bản yêu cầu làm rõ từ bên mời thầu.
- Văn bản làm rõ từ nhà thầu và các tài liệu kèm theo (nếu có).
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
- Thời hạn giải quyết: Theo yêu cầu của bên mời thầu và trong thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu.
- Cơ quan thực hiện:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bên mời thầu.
- Cơ quan hoặc người được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện: Không có.
- Cơ quan trực tiếp thực hiện: Bên mời thầu.
- Cơ quan phối hợp: Không có.
- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức.
- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản làm rõ hồ sơ dự thầu.
- Phí, Lệ phí: Không có.
- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục: Không có.
3. Ý nghĩa của quy định làm rõ hồ sơ dự thầu
Việc yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu (HSDT) nhằm mục đích tạo thêm cơ hội cho nhà thầu được đánh giá đầy đủ và chính xác, đồng thời cung cấp thông tin cho bên mời thầu để không hiểu sai HSDT và không bỏ sót nhà thầu tiềm năng. Trong trường hợp nhà thầu không tuân thủ yêu cầu làm rõ HSDT từ bên mời thầu, điều này sẽ gây thiệt hại cho chính nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu đã có quy định: "Nếu sau thời hạn làm rõ mà bên mời thầu không nhận được văn bản làm rõ hoặc nhà thầu có văn bản làm rõ nhưng không đáp ứng được yêu cầu làm rõ của bên mời thầu, bên mời thầu sẽ xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành".
Tuy nhiên, việc không thực hiện việc làm rõ HSDT của nhà thầu không được coi là một hành vi tiêu cực, tham nhũng hay lừa đảo, mà chỉ gây tổn thất cho chính nhà thầu. Vì vậy, không có quy định nào để xử lý hành vi này. Chỉ có điều, nhà thầu có quyền làm rõ HSDT để người "chấm thầu" hiểu rõ và đầy đủ "bài dự thi" của mình, và nếu nhà thầu không tận dụng cơ hội này, thì đó là một thiệt hại cho chính họ. Trong trường hợp này, cách xử lý thông thường là bên mời thầu sẽ đánh giá HSDT của nhà thầu dựa trên HSDT đã được nộp và các thông tin chủ quan từ bên mời thầu.
Mời quý khách hàng gọi điện đến số hotline: 1900.868644 hoặc qua email: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời những thắc mắc của mình về mặt pháp lý. Xin trân trọng cảm ơn!
