Một số lỗi thường gặp đối với hợp đồng trong đấu thầu

1. Về vấn đề giao kết hợp đồng

Quá trình giao kết hợp đồng trong đấu thầu bắt đầu từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ dự thầu, thể hiện mong muốn ký kết hợp đồng với chủ đầu tư. Để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu, cả chủ đầu tư và nhà thầu đều cần tuân thủ các quy định. Chủ đầu tư phải thực hiện đúng quy trình và chịu trách nhiệm về độ chính xác của các thông tin trong hồ sơ mời thầu. Ngược lại, nhà thầu cần chấp nhận trách nhiệm dự thầu thông qua bảo đảm dự thầu và cam kết thực hiện hợp đồng qua bảo đảm thực hiện hợp đồng (trừ đấu thầu tư vấn).

Quan trọng trong quá trình đấu thầu là hồ sơ mời thầu, là văn bản thể hiện đầy đủ yêu cầu của chủ đầu tư, và hồ sơ dự thầu, là văn bản thể hiện đầy đủ nội dung chào của nhà thầu. Trước khi tham gia đấu thầu, doanh nghiệp cần hiểu rõ yêu cầu của chủ đầu tư. Nếu có bất kỳ sự không rõ ràng nào, doanh nghiệp nên yêu cầu chủ đầu tư làm rõ. Chủ đầu tư có thể tổ chức hội nghị tiền đấu thầu hoặc gửi văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu để giải thích yêu cầu của mình cho tất cả các nhà thầu tham gia. Tránh tình trạng hiểu lờ mờ, có thể ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ dự thầu.

Nội dung của hồ sơ dự thầu không được thay đổi sau thời điểm đóng thầu. Việc thay đổi bất kỳ nội dung nào của hồ sơ, bao gồm cả thư giảm giá, sau thời điểm này là vi phạm pháp luật. Nếu cần làm rõ hồ sơ dự thầu, chỉ những nhà thầu có hồ sơ cần làm rõ mới được yêu cầu và việc làm này không thay đổi bản chất hay giá dự thầu. Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu cần diễn ra một cách tỉ mỉ và chu đáo, tránh mọi sai sót pháp lý và vi phạm điều kiện tiên quyết trong hồ sơ mời thầu. Cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

- Tính hợp lệ của đơn dự thầu: Đơn dự thầu phải được điền đầy đủ thông tin và phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu, tuân thủ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

- Có ít nhất một trong các loại giấy tờ hợp lệ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, quyết định thành lập, giấy đăng ký hoạt động hợp pháp, và chứng chỉ chuyên môn phù hợp.

- Đảm bảo số lượng đủ bản gốc và bản chụp hồ sơ đề xuất kỹ thuật.

- Đồng thời, cần kiểm tra và đảm bảo tính đầy đủ của các phụ lục và tài liệu đi kèm theo hồ sơ dự thầu.

2. Về hồ sơ chính thuộc hồ sơ dự thầu

- Hồ sơ năng lực kỹ thuật, tài chính, và kinh nghiệm bao gồm các tài liệu giới thiệu về doanh nghiệp, quá trình hoạt động, kinh nghiệm trong các lĩnh vực cụ thể, số lượng nhân sự, cơ sở vật chất và báo cáo tài chính đã được kiểm toán qua các năm. Trong trường hợp chưa có báo cáo tài chính kiểm toán, tờ khai tự quyết toán thuế có xác nhận từ cơ quan thuế hoặc biên bản kiểm tra quyết toán thuế cũng được chấp nhận. Đây là một phần quan trọng của hồ sơ giúp doanh nghiệp quảng bá và chứng minh năng lực của mình. Thông thường, doanh nghiệp luôn duy trì sẵn sàng và cập nhật thường xuyên hồ sơ này để không tốn thời gian khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

- Hồ sơ đề xuất kỹ thuật là phần trình bày về giải pháp kỹ thuật để thực hiện một gói thầu cụ thể. Đối với gói thầu tư vấn, nó trình bày về giải pháp, phương pháp luận, bố trí nhân sự... để thực hiện nhiệm vụ tư vấn theo điều khoản tham chiếu (TOR) của hồ sơ mời thầu. Đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa, nó chứa kế hoạch thực hiện, chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với đấu thầu xây lắp, nó bao gồm giải pháp kỹ thuật, giải pháp thi công, biện pháp bảo đảm chất lượng, và bố trí nhân lực để hoàn thành công trình theo yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu.

- Hồ sơ đề xuất tài chính phải thống nhất với hồ sơ đề xuất kỹ thuật. Lưu ý rằng nếu có sự khác biệt giữa hai hồ sơ này, hồ sơ đề xuất kỹ thuật được coi là căn cứ điều chỉnh hồ sơ đề xuất tài chính. Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại nếu có lỗi số học (phép tính cộng, trừ, nhân, chia không chính xác) với tổng giá trị lớn hơn 10%; hoặc có sai lệch (ví dụ: sai lệch về phạm vi cung cấp...) với tổng giá trị lớn hơn 10%. Giá dự thầu phải chính xác với yêu cầu từng hình thức hợp đồng được mô tả trong hồ sơ mời thầu.

3. Về quyền kiến nghị

Các quy định về quyền kiến nghị của nhà thầu được đề cập trong Luật Đấu thầu 2013, đại diện cho một bước tiến quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình đấu thầu. Kiến nghị trong đấu thầu là quá trình mà nhà thầu và nhà đầu tư tham gia thầu có thể đề xuất xem xét lại kết quả chọn nhà thầu, kết quả chọn nhà đầu tư và các vấn đề liên quan đến quá trình lựa chọn khi họ cảm thấy quyền lợi của mình bị ảnh hưởng. Có hai loại kiến nghị: (1) kiến nghị về các vấn đề liên quan trong quá trình đấu thầu (ví dụ: phản ánh về lỗi trong hồ sơ mời thầu, thời gian thực hiện của chủ đầu tư...); (2) kiến nghị về kết quả chọn nhà thầu.

Quy trình giải quyết kiến nghị trong đấu thầu bao gồm 3 cấp: (1) xử lý từ bên mời thầu, (2) nếu bên mời thầu không giải quyết được, chủ đầu tư sẽ tiếp tục xử lý, (3) nếu chủ đầu tư không giải quyết được, người có thẩm quyền sẽ tiếp tục xử lý. Đối với kiến nghị về kết quả chọn nhà thầu, người có thẩm quyền sẽ thành lập Hội đồng tư vấn để giải quyết kiến nghị. Trong trường hợp không hài lòng với kết quả, nhà thầu có thể đưa vụ án ra Tòa kinh tế.

Điều kiện để xem xét và giải quyết một kiến nghị bao gồm:

- Kiến nghị phải được nhà thầu gửi đến chủ đầu tư dự án, nhà đầu tư gửi đến bên mời thầu hoặc người có thẩm quyền.

- Đơn kiến nghị phải có chữ ký của người ký đơn dự thầu hoặc đại diện hợp pháp của nhà thầu và được đóng dấu.

- Thời gian nhận đơn kiến nghị về các vấn đề liên quan đến quá trình đấu thầu là trước khi có thông báo kết quả đấu thầu. Đối với kết quả lựa chọn nhà thầu, thời gian nhận đơn kiến nghị là 10 ngày kể từ ngày có thông báo kết quả.

- Nội dung kiến nghị không được đưa ra tòa.

- Nếu kiến nghị liên quan đến kết quả chọn nhà thầu, nhà thầu cần nộp đủ chi phí cho Hội đồng tư vấn giải quyết kiến nghị. Trong trường hợp kiến nghị được xác nhận là đúng, chi phí này sẽ được hoàn trả cho nhà thầu.

4. Về chủ thể ký kết hợp đồng

Cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về các bên tham gia ký kết hợp đồng. Hợp đồng phải được thực hiện giữa chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu. Trong một số trường hợp, các ban quản lý dự án thường chỉ có trách nhiệm hỗ trợ chủ đầu tư trong việc thực hiện dự án, đóng vai trò là Bên mời thầu trong quá trình đấu thầu và do đó không đủ tư cách để ký kết hợp đồng theo quy định.

Lưu ý rằng việc liên danh của nhà thầu là quá trình mà hai hoặc nhiều doanh nghiệp hình thành một liên danh (chú ý: không phải là liên doanh có tư cách pháp nhân) để tích hợp năng lực và kinh nghiệm khác nhau nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của gói thầu. Trong trường hợp này, đơn dự thầu phải được ký bởi đại diện hợp pháp của từng thành viên trong liên danh hoặc bởi thành viên đứng đầu liên danh thay mặt cho liên danh, theo quy định trong văn bản thoả thuận liên danh.

Để đảm bảo tính hợp lệ, văn bản thoả thuận liên danh phải cụ thể rõ trách nhiệm, quyền hạn, khối lượng công việc, và giá trị tương ứng của từng thành viên trong liên danh, bao gồm cả người đứng đầu liên danh và trách nhiệm của người này. Thỏa thuận liên danh cần có chữ ký của tất cả các thành viên, và nếu có, con dấu. Hợp đồng cuối cùng phải được ký kết giữa chủ đầu tư và tất cả các thành viên tham gia liên danh.

5. Về điều chỉnh giá hợp đồng

Như đã được trình bày ở phần trước, việc điều chỉnh giá hợp đồng chỉ áp dụng cho hình thức theo đơn giá và theo thời gian. Trong hợp đồng, cần phải xác định rõ nội dung điều chỉnh, bao gồm các chi phí như lao động, máy móc, vật liệu, và cũng quy định về phương pháp, thời gian tính điều chỉnh, và cơ sở dữ liệu đầu vào để thực hiện quá trình tính giá mới.

Phương pháp điều chỉnh giá, được quy định trong hợp đồng, cần phải đảm bảo sự phù hợp với đặc tính cụ thể của công việc được mô tả trong hợp đồng. Các cơ sở dữ liệu đầu vào cũng cần phải phù hợp với phạm vi công việc. Trong hợp đồng, cần quy định việc sử dụng báo giá hoặc chỉ số giá của các cơ quan có thẩm quyền tại địa phương, trung ương hoặc các cơ quan chuyên ngành độc lập của nước ngoài, đối với các chi phí có nguồn gốc từ nước ngoài.

Trong trường hợp giá nhiên liệu, vật tư, thiết bị được Nhà nước kiểm soát (do Nhà nước định giá) có biến động lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng, và hợp đồng đã được thỏa thuận để điều chỉnh, chủ đầu tư phải báo cáo người có thẩm quyền để xem xét và quyết định. Việc thực hiện điều chỉnh sẽ áp dụng giá mới cho những phần công việc được thực hiện từ thời điểm có biến động giá theo công bố của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong trường hợp nhà nước thay đổi chính sách thuế, tiền lương, ảnh hưởng trực tiếp đến giá hợp đồng, việc điều chỉnh sẽ được thực hiện theo các chính sách này kể từ thời điểm chúng có hiệu lực.

6. Về điều chỉnh hợp đồng

Trong trường hợp có sự xuất hiện hợp lý của các công việc nằm ngoài phạm vi quy định trong hợp đồng, mà không ảnh hưởng đến mục tiêu đầu tư hoặc tổng mức đầu tư (đối với công việc xây lắp áp dụng hình thức trọn gói là ngoài khối lượng công việc theo thiết kế, và đối với công việc xây lắp áp dụng hình thức theo đơn giá là ngoài khối lượng công việc trong hợp đồng), chủ đầu tư sẽ tiến hành thương lượng với nhà thầu để tính toán bổ sung chi tiết các công việc phát sinh và sau đó báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền xem xét và quyết định. Trong trường hợp thương lượng không đạt được, nội dung của các công việc phát sinh này sẽ tạo thành một gói thầu mới và sẽ được lựa chọn nhà thầu theo quy định.

Khi bổ sung công việc phát sinh, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ ký kết một phụ lục bổ sung hợp đồng, tuân theo các nguyên tắc sau đây:

- Nếu khối lượng công việc phát sinh này có giá trị nhỏ hơn 20% so với khối lượng công việc tương ứng ghi trong hợp đồng và đã có đơn giá trong hợp đồng, thì sẽ sử dụng đơn giá đã ghi trong hợp đồng để thanh toán.

- Trong trường hợp khối lượng công việc phát sinh này chiếm từ 20% trở lên so với khối lượng công việc tương ứng trong hợp đồng hoặc nếu khối lượng công việc phát sinh này chưa có đơn giá trong hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ đồng thuận để xác định đơn giá mới theo các nguyên tắc đã quy định trong hợp đồng về đơn giá của các khối lượng công việc phát sinh. Đối với phần công việc xây lắp, dự toán phải được duyệt theo quy định trước khi ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng.

7. Về hồ sơ thanh toán

Thanh toán được tiến hành tại Kho bạc Nhà nước các cấp, đảm bảo tuân thủ các điều khoản thanh toán quy định trong hợp đồng. Trong trường hợp cá nhân gặp khó khăn trong quá trình thanh toán, sẽ áp dụng các biện pháp xử lý theo quy định. Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh toán, hồ sơ thanh toán theo từng hình thức hợp đồng cần được các bên thống nhất trong hợp đồng.

* Công việc xây lắp áp dụng hình thức theo đơn giá:

   - Biên bản nghiệm thu khối lượng trong giai đoạn thanh toán được xác nhận bởi đại diện nhà thầu, chủ đầu tư, và tư vấn giám sát (nếu có).

   - Bản xác nhận khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm có xác nhận từ đại diện nhà thầu, chủ đầu tư, và tư vấn giám sát (nếu có).

   - Bảng tính giá trị thanh toán dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành, được xác nhận và đơn giá trong hợp đồng.

   - Đề nghị thanh toán của nhà thầu, chi tiết về khối lượng đã hoàn thành, giá trị hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, và giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán.

* Công việc xây lắp áp dụng hình thức trọn gói:

   - Biên bản nghiệm thu khối lượng trong giai đoạn thanh toán có xác nhận từ đại diện nhà thầu, chủ đầu tư, và tư vấn giám sát (nếu có). Biên bản này là xác nhận hoàn thành công trình, hạng mục, và công việc mà không cần xác nhận chi tiết khối lượng hoàn thành.

   - Bản xác nhận khối lượng điều chỉnh tăng hoặc giảm có xác nhận từ đại diện nhà thầu, chủ đầu tư, và tư vấn giám sát (nếu có).

   - Bảng tính giá trị thanh toán dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành, được xác nhận và đơn giá trong hợp đồng.

   - Đề nghị thanh toán của nhà thầu, chi tiết về khối lượng đã hoàn thành, giá trị hoàn thành, giá trị tăng (giảm) so với hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, và giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn thanh toán.

* Công việc mua sắm hàng hóa:

Hồ sơ thanh toán phù hợp với tính chất của hàng hóa, bao gồm hóa đơn của nhà thầu, danh mục hàng hóa đóng gói, chứng từ vận tải, đơn bảo hiểm, Giấy chứng nhận chất lượng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ, và các tài liệu, chứng từ khác liên quan.

* Công việc áp dụng hình thức theo thời gian và hình thức theo tỷ lệ phần trăm:

Hồ sơ thanh toán phù hợp với tính chất của công việc tư vấn, bao gồm biên bản nghiệm thu kết quả, tài liệu xác nhận tiến độ thực hiện hợp đồng, và các tài liệu, chứng từ khác liên quan.

Đối với công việc xây lắp và mua sắm hàng hóa, việc thanh toán căn cứ vào giá hợp đồng và các điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Không căn cứ vào dự toán hay các quy định, hướng dẫn hiện hành của Nhà nước về định mức, đơn giá, trừ trường hợp đặc biệt được thỏa thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu.

Luật Hòa Nhựt xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.868644 hoặc email: [email protected]. Xin trân trọng cảm ơn!